- Fachbeitrag
Ohne diese fünf Grundsätze haben hybride Arbeitsmodelle keine Chance
Der Weg zur Lösungsfindung
Hybrid Work ist für die IT und Unternehmensorganisation kein Projekt, das nach einigen Wochen oder Monaten abgearbeitet ist, kein „Set-it-and-forget-it“. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der weiterentwickelt, verwaltet und überarbeitet werden muss. Dabei gilt es, auf der einen Seite kurzfristige Bedürfnisse von Beschäftigten und Unternehmensführung zu erfüllen und auf der anderen Seite strategische Geschäftsgrundlagen zu schaffen. Dieser Spagat ist am besten mit einem Konzept zu erreichen, das auf Flexibilität by Design setzt – eine Art Mikrodesign organisatorischer und technischer Komponenten. Dieses folgt im Idealfall den fünf E-Grundsätzen:
- Experience (Erfahrung): Wie erreichen wir es, dass unterschiedliche Charaktere, die in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen zusammenarbeiten sollen (oder müssen) so ausgestattet werden, dass sie sich individuell geschätzt fühlen und im Team funktionieren?
- Empowerment (Förder): In welchem Umfang können wir unseren Leuten Freiheiten geben und wo muss durch Führung und Management – exemplarisch: durch Regeln und Schulungen – gezielt gesteuert werden?
- Enablement (Befähigen): Wie ermitteln wir die konkreten Wünsche und Anforderungen der Einzelnen im Kontext der an sie gestellten Aufgaben?
- Excellence (Exzellenz): Wie können wir durch die IT-Abteilung Prozesse und Arbeitsabläufe so optimieren, dass sowohl der Output als auch die Kreativität verbessert wird?
- Environment (Umfeld): Was können wir dazu beitragen, dass die Unternehmenskultur als Ganze profitiert und die Zufriedenheit der Einzelnen stetig steigt?
Tipp
Personalisiert und effizient von überall arbeiten – die Vorteile eines KI-PCs
Der „HP Elite x360 1040 G11“ ist für das hybride Arbeiten wie geschaffen. Als leistungsstarker Windows-11-Pro-Laptop setzt er auf KI-Technologie und hat den CoPilot Key für einen direkten Zugriff bereits in der Hardware verbaut. Folgende KI-basierte Funktionen sind schon im HP Elite x360 1040 G11 integriert: Die Funktion „Smart Sense“ hält den PC kühl und leise, sorgt aber für eine höhere Leistung, wenn erforderlich. Mit „Intelligent Hibernate“ lässt sich die Akkulaufzeit verlängern, weil der PC im Leerlauf schnell in den Ruhezustand wechselt. Das Notebook besitzt zwei Kameras, wobei die KI-Funktion „Auto Camera Select“ erkennt, auf welche Kamera Sie gerade blicken. Und „AI Noise Reduction“ kann bei virtuellen Meetings unzählige Arten von Hintergrundgeräuschen herausfiltern. Nutzen Sie zusätzliche Programme wie HP Active Care und arbeiten Sie dank KI-gestützter proaktiver Hardware-Diagnose von überall aus sicher.
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Experience hat zwei Aspekte: Zum einen ist damit das Ziel gemeint, (annähernd) gleiche Bedingungen für alle zu schaffen. Remote-Worker müssen den im Büro arbeitenden Personen gleichgestellt werden, sowohl technologisch als auch organisatorisch. Zum anderen ist darauf zu achten, dass Kommunikation und Zusammenarbeit nicht hinter den Stand der digitalen Entwicklung zurückfallen. Weil im Homeoffice Geräte und Arbeit nicht logisch getrennt sind, wird dort besonders empfindlich spürbar, wenn die Möglichkeiten der Firma nicht das erreichen, was die User von E-Commerce und Social Media gewohnt sind.
Bei Empowerment geht es zunächst um praktische Unterstützung, etwa in Form von Set-up-Services, Selfservice-Portalen, E-Learning oder Dokumentationen. Es geht aber auch um Normen und Richtlinien. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigen Autonomie und Flexibilität, damit sie ihre Arbeit gut und sehr gut erledigen können. Gleichzeitig bedarf es klarer Regeln der Zusammenarbeit.
Enablement bedeutet in diesem Kontext die Ausstattung mit den benötigten Technologien, mit Hardware, Services und Workflows. Zu denken ist dies von den Usern aus – und nicht von der Beschaffungslogistik. In dieses Spektrum gehören Konferenz- und Kommunikationslösungen genauso wie Security-Lösungen oder Endgeräte.
Bei Excellence geht es um wertstromorientierte Optimierung und Leistungsmessung. Hybrid Work ist gut und richtig, aber kein Selbstzweck. Das Maß des Erfolgs bleibt die Produktivität Ihrer Teams. Automatisierung, Monitoring, KI-Unterstützung und Managed Services gehören hierher – und letztlich alles, was dazu beiträgt, dass die Teams sich auf Zusammenarbeit und Kommunikation konzentrieren können.
Das Stichwort Environment umfasst sowohl Unternehmenskultur und Wohlbefinden der Beschäftigten als auch Politik- und Umweltthemen. Zu verorten ist dieser Punkt vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und der Erkenntnis, dass gesuchte Leute auf sinnstiftende Arbeit aus sind und zunehmend erwarten, dass Unternehmen ihrer gesellschaftlichen und ökologischen Verantwortung gerecht werden. Mit einem Claim auf der „Philosophie“-Seite der Webpräsenz ist das nicht getan.
Die IT muss Bedarfe proaktiv einfordern
Neben den genannten fünf Grundprinzipien, die es beim Planen hybrider Arbeitsplatzkonzepte zu berücksichtigen gilt, steht noch die Frage im Raum: Wer macht’s? Anders gefragt: Wer hat Schuld, wenn es nicht klappt?
Die erste Regel lautet daher: Die Gestaltung des hybriden Arbeitsplatzes ist strategische Chefsache –und falls nicht, so muss sie es werden. Deshalb gilt es für IT-Verantwortliche bei jeder Gelegenheit deutlich zu machen: „Wir setzen eure Maßgaben um.“ Vom oberen Management ist eine ausformulierte Hybrid-Work-Strategie mit Ausrichtung an den Zielen und Parametern des Unternehmens zu erwarten.
Der Haken ist: Das bleibt in den meisten Fällen ein frommer Wunsch. Mindestens klafft zwischen den strategischen Vorgaben und der Umsetzung eine gewaltige Lücke. IT-Verantwortlichen bleibt dann nichts, als die Stoßrichtung der Unternehmensführung zu antizipieren, hellhörig zu sein, die konkreten Lösungen maximal flexibel auszuwählen und im Zweifelsfall die nötigen Informationen von der Geschäftsleitung einzufordern. Und nicht nur dort. Auch bei den einzelnen Abteilungen im Unternehmen.
Denn dies ist die zweite Informationslücke, die IT-Entscheider überbrücken müssen, damit sie die konkreten Bedarfe an den Arbeitsplätzen erfahren. Also: Forcieren Sie den Austausch. Beziehen Sie die User ein. Definieren sie sogenannte Personas – also fiktive User-Gruppen – als Instrument zur Bedarfs- und Zielgruppenanalyse. Ordnen Sie diesen dann eine User Journey zu, bei der konsequent nicht Produkte, sondern die Bedarfe der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Mittelpunkt stehen. Erst dann kommt die konkrete Lösungsfindung an die Reihe – sowohl für die Ausstattung der Homeoffices als auch für die Workspaces und Meeting-Räume im Unternehmen.
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