Technik schafft Räume zur Zusammenarbeit

New Work findet in Digitalwelten statt

Meetings sind Alltag und allgegenwärtig in Unternehmen. Geliebt, gehasst. Zielführend, Zeitfresser. Langweilig, kurzweilig. In Hybrid-Work-Szenarien nimmt die Bedeutung von Meetings noch einmal deutlich zu, verschiebt sich: Früher war das Dia verkehrt herum, dann der Tageslichtprojektor unscharf und als Nächstes fehlte der Adapter von MacBook zu Beamer. Seit Meetings in hybrider Form stattfinden, seit ein Teil der Gruppe sich im Konferenzraum trifft und die übrigen sich remote auf dem Bildschirm dazuschalten, ist die Technik selbst zur Grundlage des Termins geworden. Das Meeting findet – zu einem Teil, der immer größer wird – im virtuellen Raum statt. Es sollte also besser nichts schiefgehen.

Gelebte Praxis ist jedoch, dass diese Art von Meeting – seien wir ehrlich: in der Regel – nicht reibungslos funktioniert. Einen nahtlosen Fluss von Besprechungen bis hin zur Zusammenarbeit beim Erstellen von Dokumenten gibt es noch immer zu selten. Die Schwierigkeiten sind hinlänglich bekannt: Remote-Teilnehmer sind nicht gut zu sehen, nur schwer zu hören. Teilnehmer vor Ort hadern mit parallelem Chat und anderen Aktivitäten der kollaborativen Zusammenarbeit.

Austausch geschieht auf Augenhöhe

In einer hybriden Arbeitswelt sind Besprechungen – egal ob online, hybrid oder in Präsenz – keine isolierten Aktivitäten mehr. Vielmehr handelt es sich, organisatorisch gesehen, um integrierte Plattformaktivitäten. Die Besprechung ist die Plattform für Austausch und Zusammenarbeit. Mensch, Maschine und Prozesse werden hier vereint. Meetings, egal wie organisiert und abgehalten, sind grundsätzlich digitale Drehscheiben.

Damit hybride Meetings funktionieren, müssen sie sowohl für die Leute vor Ort als auch für virtuelle Teilnehmer und Teilnehmerinnen zugänglich sein, reibungslos ablaufen und beide Zielgruppen gleichermaßen ansprechen. Es liegt hier im Wesentlichen an den IT-Verantwortlichen, mit passgenauen Lösungen die Maßstäbe für Teamwork ohne Grenzen zu setzen. Technisch gesehen ist das heutzutage problemlos machbar, im Konferenzraum ebenso wie im Homeoffice und unterwegs. Die Kunst besteht darin, dass der Informationsaustausch von Angesicht zu Angesicht sich intuitiv menschlich anfühlt und dass die Technik nicht ungewollt Gesprächsgefälle schafft, diskriminiert oder gar ausgrenzt.

Dass Meetings wenig sinnvoll sind, wenn die einen gehört werden, während andere nur Zaungäste sein dürfen, liegt auf der Hand. Die individuelle Teilhabe ist sogar noch wichtiger für die Zufriedenheit und die Effektivität bei Treffen mit mehr als zwei Beteiligten als bei persönlichen, Eins-zu-eins-Video- und Telefonmeetings. Bereits ab Besprechungen mit drei Personen, die sich an mehr als zwei Orten befinden, entsteht bei unzureichender technologischer Ausstattung Diskriminierung und Ausgrenzung. Einzelne und deren legitime Interessen können untergehen.

Es gibt allerdings drei Stellschrauben, mit denen Sie die Qualität der Meetings und die Zufriedenheit von Teilnehmern und Teilnehmerinnen deutlich steigern können.

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Erstens: Für einheitliche Kommunikation sorgen

Es ist wichtig, quasi unabdingbar, dass Beschäftigte unabhängig von Arbeitsort und Aufgabe eine einheitliche User Experience in der Kommunikation erleben. Meeting- und Besprechungslösungen müssen in allen Umgebungen gleich gut funktionieren. Das gilt sowohl für Gruppenbereiche wie Konferenzräume als auch für persönliche Bereiche wie die Workstations im Unternehmen oder den Schreibtisch im Homeoffice. Zu beachten ist dabei, dass Homeoffice nicht gleich Homeoffice ist. Unterschiedliche Rahmenbedingungen – exemplarisch Licht, die Größe des Raums und die Anzahl der Personen im Haushalt – erfordern unterschiedliche Lösungen.

Die IT-Abteilung kann die Produktivität deutlich steigern, wenn sie durch die Bereitstellung von persönlichem und kollektivem Equipment für homogene Gesprächssituationen sorgt. Dieselbe Aufmerksamkeit, die Konferenzräumen im Unternehmen zukommt, sollte auch die Ausstattung der Remote-Worker bekommen. Als konkrete Beispiele seien genannt: professionelle Headsets, tragbare Videokameras und Anschlüsse für (mobile) Endgeräte.

Zweitens: Individuelle Arbeitsweisen berücksichtigen

Es arbeiten nicht alle gleich und nicht alle das Gleiche. Das ist in hybriden Arbeitswelten nicht anders als in der Firma. Manche brauchen einen kalibriertes Großdisplay und einen Farbdrucker, andere Rechte für die DevOps-Pipeline, wieder andere extra Laptop-Power und Adapter für unterwegs. Mitarbeiter sollen das passende Gerät bekommen und mit bedarfsgerecht konfigurierter Technologie ausgestattet werden. Bei der Auswahl gehört zu werden, steigert die Akzeptanz. Bewährt haben sich – insbesondere bei Produkten mit privat-beruflicher Gemischtnutzung – Portfolio-Modelle, bei denen die Beschäftigten selbst auswählen und unter Umständen durch eigene Zuzahlung „upgraden“ können.

Zu sehen ist dieses Argument vor dem Hintergrund, dass geeignetes Werkzeug nicht nur zu besseren Arbeitsergebnissen führt, sondern auch Engagement und Zufriedenheit steigert. Das gilt für jeden Dachdecker, das gilt aber in ganz besonderem Maße für Wissensarbeiter im Homeoffice. Wo die Grenzen zwischen Büro und Zuhause verschwimmen und die Arbeitszeiten wie von selbst immer länger werden, kann man den schwachen Akkuschrauber nicht einfach auf der Baustelle zurücklassen, nach Hause gehen und für morgen, toi toi toi, auf den besseren hoffen. Die Kommunikationsausstattung in den eigenen vier Wänden wird vielmehr als private wahrgenommen – und jeder Mangel daran als persönliche Kränkung. Kurzum: Fachkräfte, von denen Sie erstklassige Leistungen erwarten, sollen professionelles Werkzeug bekommen.

Drittens: Natürliche Zusammenarbeit ermöglichen

Mit der Neugewichtung der Kommunikation verändern sich die Kommunikationsräume – auch die Räume in den Unternehmen selbst. Huddle Spaces bieten Platz für kleine Teams, Brainstormings und informelle Ideenfindung, die Konferenzräume werden kleiner und technischer, die einzelnen Arbeitsplätze brauchen Ausstattung für wechselndes Personal. Zugleich sind diese Räume aber nur eine Facette eines virtuellen Raums der Zusammenarbeit. Das Meeting beginnt mit der Einladung und endet mit dem Versand der Zusammenfassung und der erarbeiteten Inhalte. Diesen Prozess gilt es abzubilden – und zwar einheitlich. Es ist im Interesse aller, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich auch ohne Unterstützung der IT einwählen können.

Entscheidend ist letztlich, dass Collaboration-Tools und Kommunikationsmittel zum Zuge kommen, die das Meeting sowohl für die im Büro Teilnehmenden als auch für die Zugeschalteten so intuitiv und natürlich wie nur möglich machen. Die führenden Technologielösungen von heute haben Kameras mit automatischem Tracking, HD-Audio-Mikrofone sowie -Lautsprecher und ermöglichen die nahtlose Freigabe von Inhalten zwischen Geräten. So können auch diejenigen, die sich mobil dazuschalten, feinste akustische und visuelle Zeichen erkennen und sich genauso intensiv einbringen wie die Menschen am Tisch. Erfahrungsgemäß lassen sich die passenden Lösungen am ehesten anhand dieser drei Schritte identifizieren:

Drei Empfehlungen zur Hybrid-Work-Lösungsfindung

  1. Die notwendigen Audio- und Videokonferenzgeräte auswählen, konfigurieren und ihren korrekten Betrieb sicherstellen – dies ist die Grundlage des Erfolgs. Das Gleiche gilt für die Lösungen und Anwendungen zur Zusammenarbeit.
  2. Auf Basis einer Bedarfsanalyse, einer systematischen Erfassung von Nutzertypen und Infrastrukturen kann aus einer Ist-Situation eine Zielsituation entwickelt werden. In einem Reifegradansatz wird dann der Status quo bewertet, und man kann die nächstlogischen Schritte identifizieren.
  3. Auf dieser Basis lässt sich in einem vereinfachten Scorecard-Verfahren ein geeigneter Dienstleister identifizieren. Wichtige Auswahlfaktoren sind Kompatibilität, Zukunftsfähigkeit und Umfang des Portfolios.

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