KI als Booster im Hybrid-Work-Umfeld: Mitarbeiter unterstützen, ihr volles Potenzial zu nutzen

KI als Booster im Hybrid-Work-Umfeld: Aufgaben schneller erledigen und Mitarbeiter entlasten

Schnellere Entwürfe für Texte, Mails und Präsentationen, automatische Protokolle oder effizientere Videokonferenzen: Bei der täglichen Arbeit am PC nehmen KI-Lösungen Mitarbeitern zahlreiche Aufgaben ab. Viele davon können Sie unkompliziert in den Alltag einbauen, um das Potenzial von KI sofort zu nutzen – und sich so Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Beschäftigte müssen in ihrem Büroalltag ständig Inhalte erstellen sowie Daten verarbeiten und verwalten – sei es das Beantworten von E-Mails, die Suche nach relevanten Informationen oder das Zusammenfassen von Dokumenten. Diese alltäglichen Zeitfresser lassen weniger Zeit für andere Aufgaben, die kreativer, strategischer und produktiver sind.

Noch herausfordernder wird das in einem hybriden Arbeitsumfeld. Denn wenn ein Teil der Mitarbeiter im Office und der andere remote tätig ist, müssen Zusammenarbeit und Kommunikation so reibungslos wie möglich funktionieren. Sonst geht wertvolle Zeit verloren. HP-Laptops helfen dabei, Videokonferenzen störungsfrei zu gestalten: Damit Stimmen besser und klarer zu hören sind, unterdrücken sie Hintergrundgeräusche und passen den Sprachpegel im Drei-Meter-Radius rund um den PC an.

Künstliche Intelligenz (KI) kann Mitarbeitern Arbeit abnehmen und sie damit von großen Teilen des digitalen Ballastes befreien. Dass eine KI die Beschäftigten bei solchen Routineaufgaben entlastet, steht für zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland fest. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie von Bitkom aus Februar 2024.

Kein Wunder, denn KI bietet vielfältige Möglichkeiten, die Effizienz und Produktivität zu steigern – etwa durch Automatisierung, das Erstellen von Inhalten und optimierte Arbeitsabläufe. Dennoch kann und wird KI  Menschen  nicht ersetzen.  Die Kontrolle, Kreativität und Expertise von Mitarbeitern bleibt weiterhin essenziell.

Trotzdem wollen laut Bitkom-Studie vier von fünf Unternehmen erst einmal abwarten, welche Erfahrungen die anderen machen, bevor sie Algorithmen einsetzen. Wenn Ihre Firma jetzt das Potenzial von KI nutzt, arbeiten Sie nicht nur smarter und effektiver. Es verschafft Ihnen zugleich einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber den Unternehmen, die sich bisher nicht trauen. Die Hürden sind sehr niedrig: Viele kleine KI-Anwendungen und -Funktionen können Sie umgehend benutzen.

Erleichterte Kollaboration mit den Kollegen – egal, wo sie sitzen

Um Besprechungen abzuhalten, zu chatten oder Daten mit anderen zu teilen, kommt Kommunikationssoftware wie Microsoft Teams oder ähnliche Tools bereits in vielen Firmen zum Einsatz. Sie vernetzen Mitarbeiter im Homeoffice, an anderen Standorten und auf Dienstreisen mit denjenigen, die im Büro sitzen.

Mithilfe von KI können Meetings heutzutage deutlich produktiver sein. Dazu tragen sowohl Hardware wie hochwertige Webcams, Lautsprecher und Headsets bei als auch Software-Tools. Die Hardware sorgt automatisch dafür, dass alle gut zu sehen und zu hören sind. Beim Auto-Framing in Konferenzräumen justiert sich die Kamera so, dass alle im Raum erfasst und ins rechte Licht gerückt werden, egal ob sie sprechen oder nicht. Zudem unterdrücken die KI-Geräte Geräusche aus der Umgebung selbstständig.

Software verbessert die Zusammenarbeit. MS Teams etwa kann gesprochene Sprache live in Untertitel verwandeln – und dann direkt in 40 Sprachen übersetzen. So können alle Teilnehmer an der Videokonferenz verstehen, was gesagt wird, ohne dass jemand erklären muss, worum es gerade geht.

KI macht zudem die Nachbereitung von Meetings weniger zeitaufwendig: In Teams Premium erhalten alle Teilnehmer automatisch generierte Besprechungsnotizen aus Transkripten. Daraus entwickelt das Programm zudem empfohlene Aufgaben für alle Beteiligten.

Tipp

Personalisiert und effizient von überall arbeiten – die Vorteile eines KI-PCs

Der „HP Elite x360 1040 G11“ ist für das hybride Arbeiten wie geschaffen. Als leistungsstarker Windows-11-Pro-Laptop setzt er auf KI-Technologie und hat den CoPilot Key für einen direkten Zugriff bereits in der Hardware verbaut. Folgende KI-basierte Funktionen sind schon im HP Elite x360 1040 G11 integriert: Die Funktion „Smart Sense“ hält den PC kühl und leise, sorgt aber für eine höhere Leistung, wenn erforderlich. Mit „Intelligent Hibernate“ lässt sich die Akkulaufzeit verlängern, weil der PC im Leerlauf schnell in den Ruhezustand wechselt. Das Notebook besitzt zwei Kameras, wobei die KI-Funktion „Auto Camera Select“ erkennt, auf welche Kamera Sie gerade blicken. Und „AI Noise Reduction“ kann bei virtuellen Meetings unzählige Arten von Hintergrundgeräuschen herausfiltern. Nutzen Sie zusätzliche Programme wie HP Active Care und arbeiten Sie dank KI-gestützter proaktiver Hardware-Diagnose von überall aus sicher.
Hier erfahren Sie mehr.

Entwürfe automatisch erstellen und Trends analysieren

Auf Knopfdruck einen ersten Entwurf für ein neues Konzept oder eine Präsentation erstellen: Das kann Microsofts KI-Assistent Copilot in Office 365. Zum Einsatz kommt dabei generative KI – also Algorithmen, die neue Ideen liefern und Inhalte erstellen.

Dabei geben Nutzer per Prompt das Thema vor, und die Algorithmen liefern nach kurzer Zeit einen Vorschlag. Dieser kann dann als Grundlage zum Überarbeiten dienen – auf Wunsch ebenfalls mit Copilot. Das erspart Anwendern langwierige Recherche und Schreibarbeit. Sie müssen anschließend nur noch die Informationen auf Richtigkeit überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Copilot kann obendrein blitzschnell Texte zusammenfassen und Fragen zum Inhalt beantworten. So müssen sich Mitarbeiter nicht durch seitenlange Dokumente wühlen.

In Outlook generiert der Copilot E-Mail-Texte, überprüft Entwürfe auf Klarheit und Ton und fasst lange E-Mail-Threads zusammen. In Excel kann die Microsoft-KI in Sekunden Zahlen, Daten und Trends in umfangreichen Tabellen analysieren und visualisieren. Der Zugriff auf den Copiloten geht mit KI-Laptops von HP schnell und einfach: Nutzer drücken einfach die Copilot-Taste auf der Tastatur, um den KI-Assistenten zu starten.

Virtuelle Assistenten für Videokonferenzen

Bei Videokonferenzen mit Kollegen im Homeoffice oder in anderen Teilen der Welt sollten jederzeit alle gut zu sehen und zu hören sein, damit keine Informationen verloren gehen. Intelligente Webcams und Audiosysteme sorgen mithilfe von KI dafür, dass die Qualität der virtuellen Meetings verbessert wird, damit keine Informationen verloren gehen und sich alle Teilnehmer gleichwertig repräsentiert fühlen. Zudem müssen Mitarbeiter nicht mühsam nach den passenden Einstellungen suchen. HP hat zudem PC-basierte Lösungen für besonders nahtlose Videokonferenzen im Angebot: Ein PC speziell für Meetings ist mit KI-gesteuerten Audio- und Videotechnologien und einer nutzerfreundlichen Steuerung ausgestattet.

Die Kameras können beispielsweise die Stimme der Nutzer erkennen und die Lautstärke automatisch erhöhen oder verringern. Störende Hintergrundgeräusche werden ausgeblendet und Verzerrungen ausgeglichen.

Eine KI kann Kameras automatisch an die jeweiligen Lichtverhältnisse anpassen, Farben korrigieren und auf diese Weise jederzeit scharfe Bilder gewährleisten. Gesichter bleiben im Fokus und Filter sorgen dafür, dass Anwender gut aussehen. Bei größeren Meetings mit mehreren Kameras können die Algorithmen automatisch auf denjenigen fokussieren, der gerade spricht. Weil dadurch weniger Nachfragen nötig sind, es nicht zu Wiederholungen kommt und der Informationsfluss besser ist, werden Meetings insgesamt effizienter.

Wofür KI im Büroalltag noch eingesetzt werden kann

Die Anwendungsszenarien für künstliche Intelligenz im Büroalltag sind riesig – abhängig vom jeweiligen Bedarf. So können Algorithmen Aufgaben automatisieren und etwa alle zusammengehörigen Produkte kombinieren, Rechnungen zuordnen oder Buchhaltungsprozesse übernehmen. Chatbots und virtuelle Assistenten beantworten Kundenanfragen automatisch oder verwalten Termine. KI-Sprachprogramme übersetzen oder analysieren Texte.

Eine KI kann außerdem die Sicherheit im Hybrid-Work-Umfeld erhöhen. Die Technologie überwacht unter anderem Netzwerkdaten auf verdächtige Muster, identifiziert Sicherheitslücken und erkennt Angriffe. Die auf vielen HP-Computern installierte Sicherheitslösung HP Wolf Security umfasst eine Vielzahl fortschrittlicher Technologien für die Cyberabwehr der Endgeräte. Sie erkennt mögliche Bedrohungen, Sicherheitslücken sowie Phishing-Angriffe und stoppt bekannte Schadprogramme.

Wie HP Unternehmen in im hybriden Arbeitsumgebungen durch KI-Einsatz unterstützt

Damit künstliche Intelligenz den hybriden Arbeitsalltag effizienter gestalten kann, ist eine entsprechende Hardware-Ausrüstung notwendig. Daher sollten Notebooks, Desktop-PCs und sonstige Hardware auf dem aktuellen Stand der Technik sein, damit alles problemlos funktioniert.

Mit Geräten und Services von HP sind Unternehmen auf der sicheren Seite. Das Portfolio des Herstellers umfasst nicht nur Computer mit hochwertiger Ausstattung, etwa bei Prozessoren und Arbeitsspeicher. Aktuelle Elite- und Pro-PCs sowie Z-Workstations etwa von HP sind Systeme, die bei Bedarf auch mit anspruchsvollen KI-Aufgaben zurechtkommen.

Zudem bringen zahlreiche HP-Geräte von Haus aus eine breite Palette an KI-fähigen Funktionen speziell für hybride Arbeitsszenarien mit. Diese sind in vielen Notebooks und Workstations eingebettet, aber auch in Konferenzlösungen wie Videobars oder Webcams.

So kann das KI-Feature „Smart Sense“ Notebooks und Workstations automatisch kühl und leise halten, aber die Leistung erhöhen, falls das notwendig ist. „Intelligent Hibernate“ verlängert die Akkulaufzeit, indem der PC im Leerlauf schnell in den Ruhezustand wechselt. Webcams können erkennen, in welche ein Anwender gerade schaut. Obendrein werden Stimme, Bildrahmen und Ton bei virtuellen Meetings selbstständig optimiert.

Speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Firmen richten sich HP-Laptops mit vorkonfigurierten KI-unterstützten Services, die eine bestimmte Zeit lang kostenfrei inkludiert sind. Die Endpoint-Security-Suite Wolf Security auf Zero-Trust-Basis erkennt mithilfe von KI und maschinellem Lernen Bedrohungen, Sicherheitslücken und Phishing-Angriffe. Zudem kann sie Schadprogramme stoppen und Viren erkennen. Patches für Schwachstellen werden auf allen Endgeräten eingespielt, unabhängig vom Standort.

Der proaktive Diagnose Service Active Care überwacht Hardware-Komponenten wie Akku und Festplatte automatisch. Die Software erkennt Fehler und Probleme, bevor es zu Ausfällen kommt. Ein Techniker hilft anschließend, die Hardware wieder zum Laufen zu bringen.

Fazit: KI und HP verhelfen KMU zu mehr Effizienz

Mit künstlicher Intelligenz können Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen viele zeitraubende Aufgaben schneller erledigen und damit smarter und gleichzeitig sicher arbeiten. Das entlastet die Beschäftigten und ermöglicht es ihnen, sich auf produktivere Tätigkeiten zu konzentrieren. Weil viele Firmen noch zurückhaltend sind und mit dem Einsatz von KI abwarten, können Sie sich damit im Wettbewerb Vorteile verschaffen.

Intelligente und mit KI ausgestattete Geräte von HP wie Notebooks, Workstations oder Webcams machen zudem die Arbeit sicherer und besser. Als Firma können Sie so gewährleisten, dass die Mitarbeiter entlastet sind, aber trotzdem so effizient wie möglich agieren – egal, ob sie im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Büro arbeiten.

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