- Fachbeitrag
Wie der Arbeitsalltag im Büro dank KI effizienter und produktiver wird
Wie KI Mitarbeitern hilft, im Arbeitsalltag Zeit zu sparen – und produktiver zu sein
Administrative und wiederkehrende Tätigkeiten im Arbeitsalltag sind oft eintönig und kosten unnötig viel Zeit. Mithilfe von künstlicher Intelligenz können Mitarbeitende sich solche Aufgaben ersparen und mehrere Stunden Zeit pro Woche gewinnen. KI-PCs eignen sich dafür am besten.
Meetings vorbereiten und effizienter machen, wichtige Unterlagen suchen, Präsentationen erstellen, Protokolle und Zusammenfassungen schreiben – in jedem Beruf am Schreibtisch gibt es Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und nach der x-ten Ausführung ein Gefühl von Langeweile vermitteln. Das nervt viele Mitarbeiter, denn solche Tätigkeiten sind weder produktiv noch kreativ.
Kein Wunder, dass fast 70 Prozent der Belegschaft mit der Menge ihrer Arbeit und dem geforderten Tempo ringen. Alarmierend: Beinahe 50 Prozent fühlen sich sogar ausgebrannt. Das sind Ergebnisse der Studie 2024 Work Trend Index Annual Report von Microsoft und LinkedIn.
Der KI-Einsatz spart Zeit
Das muss aber nicht so sein. Denn bei ungeliebten Arbeiten kann künstliche Intelligenz (KI) die Beschäftigten unterstützen – oder sie ihnen sogar ganz abnehmen. Mindestens fünf Stunden pro Woche können eingespart werden, wenn die KI administrative und lästige Tätigkeiten abnimmt. Das sagen 60 Prozent der KI-Nutzer laut einer Studie der Beratungsgesellschaft Boston Consulting Group. Die gewonnene Zeit kann produktiver genutzt werden – und das kommt der Wettbewerbsfähigkeit zugute.
Auch im Mittelstand können Sie sich das umgehend zunutze machen – indem Sie KI in den Arbeitsalltag integrieren. Das ist bei vielen kleinen und größeren Use Cases möglich.
Use Cases für den Arbeitsalltag im Büro: Hier können Beschäftigte mit KI Zeit sparen
- Meetings vorbereiten: KI kann Termine für Videokonferenzen planen, Einladungen und Erinnerungen versenden sowie eine Agenda erstellen.
- Meetings verbessern: Während virtueller Besprechungen kann es zu Verzögerungen kommen, weil der Ton zu leise ist, jemand nicht gut zu sehen oder zu hören ist, das Licht blendet oder im Hintergrund Baustellenlärm stört. KI-Webcams nehmen alle Einstellungen automatisch vor, damit das Meeting reibungslos abläuft.
- Meetings nachbereiten: Kaum jemand schreibt gerne Protokolle – die Arbeit ist mühsam und undankbar. KI kann das übernehmen: Sie generiert etwa in Microsoft Teams Premium automatisch Notizen, schickt sie an alle Teilnehmer und weist ihnen bei Bedarf Aufgaben zu.
- Präsentationen erstellen: Für ein Treffen mit Kunden braucht der Vertrieb so bald wie möglich PowerPoint-Folien mit Fakten zu einem Projekt. KI-Tools wie der Copilot in Windows können Präsentationen automatisch und blitzschnell entwickeln – und dazu vorhandene Unterlagen berücksichtigen und einbauen. Passt etwas nicht, macht die KI einfach einen neuen Vorschlag.
- Daten auswerten: Kurz vor Feierabend braucht der Chef die neuesten Zahlen, am besten ansprechend aufbereitet. KI kann auf Knopfdruck Excel-Listen auswerten und grafisch darstellen.
- Inhalte zusammenfassen: Ein Mitarbeiter war zwei Wochen im Urlaub und soll sich auf den aktuellen Stand bei einem neuen Projekt bringen. Statt einen ellenlangen E-Mail-Austausch zu lesen, kann die KI eine stichpunktartige Zusammenfassung liefern. Ebenso ist es möglich, einen Überblick über PDFs und lange Texte zu erhalten.
- Text verfassen: Entwürfe für Social-Media-Posts, E-Mails oder Produkttexte lassen sich mit generativer KI im Handumdrehen erstellen. Sie benötigt dazu nur passende Stichworte.
- Recherchieren: Wichtige Informationen zu einem Thema herausfinden kann KI ebenfalls – entweder aus digitalen Unterlagen vom Firmenserver oder aus dem Internet.
- Übersetzen: Die Kommunikation mit fremdsprachigen Kunden oder Mitarbeitern wird deutlich unkomplizierter, wenn Gespräche live übersetzt werden. Das klappt in Teams, aber auch mit Videos aus jeder anderen App.
KI erhöht bei all diesen Aufgaben gleichzeitig die Effizienz, weil es nicht zu Flüchtigkeitsfehlern kommt. Und die Mitarbeitenden fühlen sich motivierter und zufriedener, weil sie sich nicht mit eintönigen Aufgaben beschäftigen müssen.
Tipp
KI-Laptop von HP –
so sieht die neue Ära der PCs aus
Mit dem „HP EliteBook Ultra G1q KI-PC“ heißt HP Nutzende in der neuen KI-Ära der PCs willkommen, es gilt als Musterbeispiel für die neue Generation an Notebooks mit künstlicher Intelligenz. Die eingebaute NPU (Neural Processing Unit) – eine CPU auf ARM-Architektur mit zusätzlichem KI-Rechenwerk – ist in der Lage, 45 TOPS (Billionen Operationen pro Sekunde) auszuführen. Dadurch lassen sich KI-Anwendungen lokal auf dem Rechner anwenden, statt sie in der Cloud verarbeiten zu müssen.
Mit den Möglichkeiten der lokalen KI können User ihre Zeit für erfüllendere Aufgaben nutzen, die sie inspirieren. Die KI-PCs bieten die Leistung, die Sicherheit und die Tools für die Zusammenarbeit, die Nutzende für die Arbeitsweisen von heute und morgen benötigen.
Das Gerät mit Windows 11 Pro, Copilot und einem 14-Zoll-Touchscreen-Display ist 14,2 mm dick, 1,36 kg leicht und bietet dank vieler energiesparender Funktionen eine Akkulaufzeit von 26 Stunden.
Die KI-PCs der nächsten Generation von HP sind mit der HP AI Helix ausgestattet und unterscheiden sich damit von allen bisherigen PCs. Das Logo kennzeichnet Geräte und Dienste, die mit bewährter HP-AI-Ingenieurskunst entwickelt wurden, um leistungsstarke, mehrwertstiftende und sichere KI-Erlebnisse zu bieten. Die Form der KI-Helix erinnert an die Struktur der DNA und symbolisiert HPs Mission, die DNA der KI in die HP-Geräte einzubetten. So wie die DNA das Herzstück der Evolution des Lebens ist, glauben die HP-Ingenieure, dass KI die treibende Kraft hinter dem technologischen Fortschritt ist. Hier erfahren Sie mehr.
Warum auch große Use Cases von KI profitieren
KI kann nicht nur die einzelnen Mitarbeiter im Arbeitsalltag unterstützen und entlasten. Bei größeren Use Cases ist ihr Einsatz ebenfalls sinnvoll, um durch Automatisierung eine höhere Effizienz und Produktivität zu erreichen. Folgende Beispiele verdeutlichen das:
- Im Marketing können Chatbots den Kundenservice unterstützen. Sie beantworten Standard- und Support-Anfragen rund um die Uhr – und das in mehreren Sprachen. Die Kundenzufriedenheit steigt, weil Wartezeiten wegfallen. Obendrein kann KI aus den häufigsten Bitten um Auskunft FAQs generieren. Dadurch lassen sich Markttrends erkennen und das Verständnis für die Bedürfnisse der Zielgruppe steigt.
- Im Projektmanagement kann KI Zeitpläne sowie Entwürfe für Kostenanalysen oder Risikoanalysen erstellen. Zudem übernimmt sie die Analyse von Daten, etwa um Empfehlungen zum Projektumfang abzugeben.
- Der Vertrieb kann KI zur Lead-Generierung nutzen. Chatbots können bestimmte Kundengruppen anhand ihrer Antworten identifizieren. Zudem geben sie personalisierte Empfehlungen für Produkte oder Dienstleistungen und senden selbsttätig Folge-Nachrichten. Nicht zuletzt erstellen Algorithmen Verkaufsprognosen, bei denen Markttrends oder historische Verkaufszahlen einfließen.
Warum KI-PCs die Arbeit mit künstlicher Intelligenz erleichtern
Alles, was Ihr Unternehmen für die Umsetzung der kleinen und großen Use Cases benötigen, sind leistungsstarke Computer, die die Ausführung von KI-Lösungen direkt auf dem Gerät ermöglichen. Microsofts Betriebssystem Windows 11 hat KI-Tools für den Arbeitsalltag bereits integriert, und zwar durch das KI-Produktivitätstool Copilot in Windows. Es kann unter anderem Präsentationen erstellen, Inhalte zusammenfassen und Textentwürfe liefern. Auch in der Kommunikationsplattform Teams sind KI-Funktionen eingebaut, zum Beispiel automatische Protokolle nach Meetings.
Häufig laufen KI-Tools über das Internet, wo die benötigte Rechenleistung von Cloud-Diensten bereitgestellt wird. Doch dazu müssen sensible Daten in der Cloud verarbeitet werden – was gerade bei Produkt- oder Kundeninformationen nicht ideal ist.
Mit speziellen KI-PCs brauchen diese Daten das Firmengelände aber nicht zu verlassen: Sie werden auf dem Computer verarbeitet. Diese Rechner sind sehr leistungsstark. Dank ihrer NPU (Neural Processing Unit) können auch komplexe KI-Lösungen lokal genutzt werden. Nur NPU-Rechner haben Zugriff auf den Copilot+, der im Vergleich zum herkömmlichen Copilot in Windows umfassendere Funktionen bietet. Unter anderem ist eine Gestensteuerung von Kommunikations-Features möglich.
KI-PCs von HP für kleine und mittlere Unternehmen
Der weltweit leistungsstärkste ultramobile KI-PC der nächsten Generation ist das Business-Notebook EliteBook Ultra G1q von HP. Mit seiner leistungsstarken Hardware – inklusive NPU – bietet es alle Voraussetzungen, um KI-Lösungen erfolgreich einzusetzen. Der Copilot+ gehört selbstverständlich dazu. Alle Berechnungen erfolgen auf dem Computer, was die Nutzung sicherer und schneller macht.
KI-Anwendungen sind darüber hinaus in die Hardware eingebettet. So kann der Computer Arbeitslautstärke, Kühltemperatur und Leistung automatisch anpassen sowie die Laufzeit des Akkus verlängern. Er bietet von Haus aus wichtige Security-Funktionen, um mithilfe von KI ein möglichst sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Die vorkonfigurierte Endpoint-Security-Lösung Wolf Security erkennt Attacken, Sicherheitslücken und weitere Bedrohungen. Obendrein stellt sie Patches bereit.
Neben dem EliteBook Ultra G1q hat HP weitere leistungsstarke Business-Notebooks sowie Webcams und Videobars im Portfolio, die für KI-Funktionen optimiert sind. Die Kameras sorgen eigenständig für den idealen Ton und bestmögliche Bildverhältnisse, unabhängig von Hintergrundgeräuschen oder sonstigen Störfaktoren.
Fazit: künstliche Intelligenz und HP-Hardware – eine lohnende Kombination
KI kann in jedem Büro die Rolle einer nützlichen Assistentin und Helferin übernehmen, die zeitfressende Aufgaben übernimmt. Mitarbeitende sparen somit wertvolle Zeit, die sie stattdessen für kreative und produktive Tätigkeiten nutzen können – um zum Beispiel neue Produkte und Services zu entwickeln oder bestehende zu verbessern. Zugleich sind Beschäftigte motivierter, weil sie sich nicht mit Routineaufgaben aufhalten müssen.
Entsprechende Use Cases lassen sich unkompliziert in den Arbeitsalltag einbetten. Die notwendigen KI-Lösungen sind einfach zugänglich und häufig bereits in Windows 11 integriert. Ältere Computer allerdings sind nicht leistungsstark genug, um KI gewinnbringend verwenden zu können. HP-Business-Notebooks mit NPU bieten ausreichend Rechen-Power und können KI-Tools nahtlos auf dem Computer ausführen. Damit kann sich der Mittelstand einen Vorteil im Wettbewerb verschaffen.
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