Diese Richtlinien für hybrides Arbeiten müssen Sie einführen!

Um sicherzustellen, dass hybride Arbeitskonzepte optimiert umgesetzt werden, müssen Unternehmen die physische und die digitale Welt erfolgreich miteinander verbinden. Es gilt, Rahmenparameter zu etablieren; Richtlinien einzuführen. Welche Richtlinien für hybrides Arbeiten sollten eingeführt werden? An welche Themen muss gedacht werden? Themen wie Kostenerstattungen, Gleichbehandlung von Mitarbeitern im Büro und im Außendienst, Gesundheits- und Wellnesszuschüsse und Verhaltenskodex (Code of Conduct) sind genauso wichtig wie eine langfristige Planung.

Wenn Unternehmen daran arbeiten, bestehende Arbeitsplatzmodelle umzugestalten, stehen sie in erster Linie vor einer klassischen Risiko-/Ertragsentscheidung. Hybride Arbeitsformen haben das Zeug dazu, den Mitarbeitenden ein höheres Maß an Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und eine individuellere Erfahrung , also auf den Mitarbeiter abgestimmte Hardware, Software, Services und Unterstützungsleistungen wie Training oder Coaching zu bieten. Dies kann sich überdurchschnittlich positiv auf die Bemühungen um Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration sowie auf die Leistung auswirken. Aber: Hybride Arbeit birgt auch das Potenzial, ungleiche Bedingungen zu schaffen und die Gruppendynamik negativ zu beeinflussen.

Ist-Situation

In vielen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren ihre Arbeitsplatzmodelle in Richtung Hybrid Work entwickelt haben, sind belastbare Arbeitsrichtlinien, die sowohl Vorgaben der IT-Organisation als auch Anforderungen des Personalwesens berücksichtigen, Mangelware oder mangelhaft. Hierzu zählen aus IT-Sicht insbesondere klare Systematiken über Service-Level für die drei zentrealen Segmente  (In-Office-Worker, Remote- Worker und Hybrid Worker), Ausstattung der Mitarbeitenden, Service- und Support-Leistungen – insbesondere der Austausch von Hardware.  Aus Sicht des Personalwesens sind insbesondere das Gestalten und die Umsetzung von Trainings.

Dies Mangellage hängt einerseits mit der Drucksituation zusammen, zu der Hybrid Work eingeführt wurde. Andererseits damit, dass es an qualifizierten Ressourcen und an Zeit fehlt. Gibt es einen solchen Mangel im eigenen Unternehmen, muss er schnellstmöglich behoben werden.

Erstellen Sie eine klare Richtlinie für hybride Arbeit

Klare Richtlinien für Fern- und Präsenzarbeit schaffen Gleichberechtigung in hybriden Arbeitswelten und helfen, zusätzliche Vorteile für Mitarbeitende zu kommunizieren, die speziell für hybride Arbeit entwickelt wurden. Exemplarisch: Sozialleistungen.  So sind viele klassische Benefits, die für „In-Office-Worker“ regelmäßig wertvoll sind, für Remote-Worker nicht relevant. Wer Offside arbeitet, profitiert nicht mehr vom kostenlosen Jobticket, dem kostenlosen Parkplatz oder dem Zugang zur Betriebskantine. Kompensationen für die Beleuchtung, die Büroausstattung, die Heizung und den zusätzlichen Stromverbrauch zu Hause, aber auch Gutscheine für Wellness oder Restaurants, gelten als probates Mittel.

Diese Richtlinien gilt es regelmäßig anzupassen und zu kommunizieren. Dezidierte Trainings, exemplarisch über den richtigen Einsatz von Technologien, von hybriden Meetings oder zu aktuellen Sicherheitsbedrohungen, flankieren den Richtlinienkatalog; runden ihn ab.

1. Erläutern und Definieren der Voraussetzungen für Hybridarbeit

Aufzählen von Beispielen, bei denen Mitarbeiter vor Ort arbeiten müssen oder remote arbeiten können.   Aufgabe der IT ist es, konkrete Empfehlungen für die optimierte Nutzung der bereitgestellten Technologien zu geben, zum Beispiel in Form von konkreten Arbeitsanweisungen, Trainings oder Best-Practice-Beispielen. Insbesondere für den Einsatz der bereitgestellten Hardware und Services – wie Teams oder Slack. Für Kommunikationslösungen sind Schnelleinstiegskarten mit illustrieren Szenarien oder kurze Videos ein probates Mittel. Für Hardware wie Kameras oder Headsets sind insbesondere konkrete Empfehlungen für ein optimiertes Nutzen in unterschiedlichen Rahmenbedingungen (Arbeit am Küchentisch mit schlechtem Licht vs. Arbeit im Arbeitszimmer) zielführend.  

Tipp

Personalisiert und effizient von überall arbeiten – die Vorteile eines KI-PCs

Der „HP Elite x360 1040 G11“ ist für das hybride Arbeiten wie geschaffen. Als leistungsstarker Windows-11-Pro-Laptop setzt er auf KI-Technologie und hat den CoPilot Key für einen direkten Zugriff bereits in der Hardware verbaut. Folgende KI-basierte Funktionen sind schon im HP Elite x360 1040 G11 integriert: Die Funktion „Smart Sense“ hält den PC kühl und leise, sorgt aber für eine höhere Leistung, wenn erforderlich. Mit „Intelligent Hibernate“ lässt sich die Akkulaufzeit verlängern, weil der PC im Leerlauf schnell in den Ruhezustand wechselt. Das Notebook besitzt zwei Kameras, wobei die KI-Funktion „Auto Camera Select“ erkennt, auf welche Kamera Sie gerade blicken. Und „AI Noise Reduction“ kann bei virtuellen Meetings unzählige Arten von Hintergrundgeräuschen herausfiltern. Nutzen Sie zusätzliche Programme wie HP Active Care und arbeiten Sie dank KI-gestützter proaktiver Hardware-Diagnose von überall aus sicher.
Hier erfahren Sie mehr.

2. Festlegen eines hybriden Arbeitsmodells und eines Zeitplans

Vorgabe von Zeitplänen innerhalb des hybriden Arbeitsmodells. Festlegen, wie viele Remote-Arbeitstage pro Woche im Unternehmen als ideal angesehen werden. Vorgabe einer Systematik, wann und in welchem Umfang Mitarbeitende ihre Arbeitstage von zu Hause aus wählen können und in welchen Situationen die Vorgesetzten den Zeitplan festlegen.

Die IT stattet diesen Prozess mit ganzheitlichen Zeitmanagementlösungen aus.

3. Erörtern der Vergütung von Mitarbeitenden

Offene Kommunikation an alle Beschäftigte ist unabdingbar, wenn das Gehalt und korrespondierende Sozialleistungen vom Standort oder der Arbeitspräferenz der Mitarbeiter beeinflusst wird. So müssen etwaige Kompensationen für Strom für Heimarbeiter genauso offengelegt werden, wie Kosten für Kantine oder Jobticket. Hierbei gilt es, Wertschätzung für jene Personen zu zeigen, die von zu Hause aus arbeiten. Es geht aber auch darum, denjenigen, die ausschließlich im Büro vor Ort arbeiten, ein Gefühl der Gleichstellung zu geben.

4. Zusätzliche Wellness- und Gesundheitsleistungen definieren

Es gilt, zusätzliche Wellness- und Gesundheitsleistungen anzubieten, die den Mitarbeitenden helfen, in einer hybriden Umgebung erfolgreich zu arbeiten. Hierzu zählen virtuelle Gesundheitsberatungen, Stretching- und Yoga-Training „on demand“ und kostenlose Beratung zur psychischen Gesundheit. Diese Teledienste werden von der IT-Organisation in Abstimmung oder im Auftrag der Personalabteilung bereitgestellt.

5. Zusammenfassen der IT-Sicherheitsmaßnahmen

Für hybride Arbeitsmodelle sind spezielle Sicherheitskonzepte notwendig. Die entsprechenden IT-Sicherheitsmaßnahmen wie „sichere“ Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, gegebenenfalls Antivirensoftware und virtuelle private Netzwerke (VPNs), müssen erklärt werden. Trainings sollten regelmäßig und umfassend angeboten werden.

6. Erläutern, wie die Leistung der Mitarbeiter nachverfolgt bzw. gemonitort wird

Jedwede Form des Messens, Kontrollierens oder Monitorings der Mitarbeitenden in hybriden Arbeitsmodellen muss den Betroffenen, losgelöst von Vorgaben eines Betriebsrats oder von rechtlichen Rahmenparametern, offen dargelegt werden. Hierzu zählen sowohl die Daten, die aus Zeiterfassungssystemen ausgewertet werden, als auch Telemetriedaten – exemplarisch aus dem Office-Graph.

Hierbei muss neben der grundsätzlichen Erklärung, „was erfasst wird“, insbesondere ein „Erfolg der Arbeit“ definiert werden. So muss Erfolg in einem hybriden Arbeitsmodell (zunehmend) anhand des Outputs oder der Leistung und nicht anhand des Inputs oder der Arbeitsstunden gemessen werden.

7. Maßnahmen vorstellen, die die Gleichbehandlung sicherstellen

Die Gleichbehandlung von In-Office-, Remote- und Hybrid-Worker muss sichergestellt werden. Es gilt Diskriminierungen vorzubeugen und Chancengleichheit zu ermöglichen. Wichtige Erkenntnis: Cliquenbildung und Cocooning, also der „Impuls, sich ins Innere zurückzuziehen, wenn es draußen zu hart und erschreckend wird“, sind auch kulturelle Phänomene im Digital Age; in der Welt der Hybridarbeit.

Deshalb ist es  unabdingbar, die Gleichberechtigung unter den Arbeitnehmern zu betonen und Maßnahmen vorzustellen, die ein Verfolgen von Mitarbeiterbeförderungen ermöglichen und Aufstiegsmöglichkeiten öffentlich bekanntgeben.  Transparente Personalentwicklungsmaßnahmen, klar kommunizierte HR-Controlling- und Monitoring-aktivitäten sowie einen klar formulierten Code of Conduct (Verhaltenskodex) sind Eckpfeiler solcher Maßnahmen.

8. Leitlinien für die Kommunikation vorgeben

Kommunikationsrichtlinien, zum Beispiel, welche Kanäle und Instrumente zu verwenden sind, welche Reaktionszeit zu erwarten und wer bei Fragen zu kontaktieren ist, sind grundlegende Vorgaben für erfolgreiche hybride Arbeitsmodelle. Während das jeweilige Management bzw. die Personalabteilung primär für eine Vorgabe von Reaktionszeiten verantwortlich ist, ist die IT-Abteilung für die technische Bereitstellung und ein Optimieren der Kommunikationskanäle verantwortlich.

Verteilte Aufgaben; ein Fazit

Das Erstellen eines Richtlinienkatalogs für ein hybrides Arbeitsmodell ist Aufgabe des Managements und aller Unternehmensbereiche. Der IT-Abteilung kommt hierbei eine ganz besondere Aufgabe zu. Neben dem Bereitstellen der richtigen IT-Infrastrukturen muss sie sowohl die Mitarbeitenden in die Lage versetzen, die Technologien sinn- und mehrwertstiftend zu nutzen, als auch die Fachabteilungen bei der Auswahl der geeigneten Tools proaktiv unterstützen.

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HP Anyware – sicherer Zugriff auf digitale Arbeitsplätze

Der Erfolg eines Unternehmens wird heute maßgeblich von den richtigen IT-Lösungen bestimmt. Lösungen, die hybrides Arbeiten möglich, effizient und sicher machen.  Sicherer Zugriff auf digitale Arbeitsplätze ist Top-Thema in der IT-Agenda. HP Anyware ist die Enterprise-Software, mit der die IT durch sicheren Zugriff auf digitale Arbeitsplätze optimale Produktivität gewährleisten kann – ganz ohne VPN. Mit den flexiblen Bereitstellungsoptionen, basierend auf derselben Technologie, für die Teradici und HP bereits Engineering Emmys gewonnen haben, ist die IT den sich ständig verändernden Anforderungen von Infrastrukturen, Netzwerken und hybriden Arbeitsplätzen auch weiterhin stets einen Schritt voraus.

HP bietet für jede Brache die optimierte Lösung. Finden Sie auf der HP-Webseite  HP Anyware – sicherer Zugriff auf digitale Arbeitsplätze interessante Erkenntnisse und konkrete Lösungen.

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