Fachbeitrag

Zukunftssichernde Technologien für hybride Arbeitsumgebungen

Eine Kombination aus Remote- und (klassischer) Büroarbeit ist in vielen Betrieben an der Tagesordnung. Damit solche hybriden Arbeitskonzepte erfolgreich sind, muss die Arbeitsplatztechnologie optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sein. Klingt einfach. Ist es aber nicht immer.

Mit dem Optimieren von Arbeitsplatztechnologien in hybriden Arbeitsumgebungen besteht für Unternehmen die Chance, die Produktivität und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu steigern. Kernelemente sind eine breite Palette von Hardware, Software, Services und Management-Tools, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit zu optimieren – unabhängig davon, ob sie im Büro oder außerhalb des Büros arbeiten.

Passende und moderne Arbeitsplatztechnologien können nicht nur zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit, sondern auch zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Auch die Work-Life-Balance der Mitarbeiter lässt sich verbessern und damit die Mitarbeitermotivation erhöhen.

HP-Lösungen für hybride Arbeitsmodelle

Mit HP Device as a Service (DaaS) können IT-Abteilungen die Kosten und die Komplexität des Lifecycle-Managements ihrer IT-Assets reduzieren. Damit erhalten Unternehmen die richtigen Geräte und Reparaturdienste, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und Ausfallzeiten zu minimieren. Darüber hinaus kann der Service durch KI-gestützte Analysen unterstützt werden, um einen besseren Einblick in den Zustand und die Leistung der Geräte zu erhalten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein weiterer Vorteil von HP DaaS ist die vorhersehbare Preisgestaltung, die Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben ermöglicht

Mit HP Proactive Insights können IT-Abteilungen die Geräteerfahrung ihrer Mitarbeiter optimieren. Sie können damit Hardware- und Anwendungsprobleme vorhersehen und die Stimmung der Benutzer ermitteln, um proaktive Maßnahmen zu ergreifen. Diese KI-gesteuerte Analytik ermöglicht es IT-Abteilungen, einen besseren Einblick in den Zustand und die Leistung von Geräten zu erhalten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme zu beheben, bevor sie zu Ausfallzeiten oder anderen Problemen führen. Der Service ist zu einem kalkulierbaren Preis erhältlich, so dass Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren können.

Optimierung von Geräten und Anwendungen für Hybrid-Arbeitsplätze

Eine sorgfältige Auswahl von Geräten und Anwendungen spielt für eine entscheidende Rolle. Zukunftsweisende Technologien und innovative Lösungen wie künstliche Intelligenz und Automatisierung können helfen, den Zielkonflikt zwischen Sicherheit und Kompatibilität der IT-Infrastruktur und den Bedürfnissen der Anwender zu lösen. Die IT-Abteilung steht vor der Herausforderung, genau das in Einklang zu bringen. Hierfür ist ein hohes Maß an Innovation und Flexibilität erforderlich.

IT-Systeme und Anwendungen müssen einfach zu bedienen sein und Zugang zu den neuesten Technologien bieten. Mithilfe von KI-Lösungen in den Computern sind die Daten und Informationen der Nutzer besser geschützt, da sie das Benutzerverhalten überwachen und Bedrohungen analysieren.

Zur Zufriedenheit der Mitarbeiter tragen in einer hybriden Arbeitsumgebung auch intelligente Audio- und Videosysteme bei, die den Ton und das Bild bei virtuellen Konferenzen eigenständig verbessern. Damit wird eine unkomplizierte Arbeitsumgebung geschaffen, in der die Mitarbeiter erfolgreich ihre Aufgaben erledigen können.

So optimieren Sie!

IT-Manager müssen ein effektives Vorgehensmodell planen und implementieren. Es sollte verschiedene Schritte beinhalten.

Schritt 1: Zunächst ist es wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sollten Umfragen oder Workshops durchgeführt werden, um die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter zu ermitteln. Auf diese Weise können die IT-Abteilung und die Personalabteilung gemeinsam herausfinden, welche Technologien am besten geeignet sind.
- Empfehlung: Ein Self-Assessment kann Unternehmen dabei helfen, ein besseres Verständnis für die technologischen Anforderungen der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erlangen.

Schritt 2: Die vorhandene Technologie muss überprüft werden, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Dabei sollten die IT-Abteilung und die Finanzabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht für Technologien bezahlt, die bereits vorhanden sind. Wichtig ist auch, technische Aspekte wie Kompatibilität und Sicherheit der Systeme zu berücksichtigen.
- Empfehlung: Ein Benchmarking-Ansatz kann dazu beitragen, die eigene Praxis durch den Vergleich mit anderen Unternehmen und Branchen zu verbessern.

Schritt 3: Auf der Grundlage der Ergebnisse der Bedarfsanalyse und der Überprüfung der vorhandenen Technologie können die IT-Abteilung und die Personalabteilung eine Empfehlung für die optimale Technologieausstattung aussprechen. Dabei sollten auch Kosten und Nutzen berücksichtigt werden.

Schritt 4: Es folgt die Implementierung der neuen Technologien. Eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und der Personalabteilung ist dabei unerlässlich, damit die neuen Technologien reibungslos integriert werden und die Mitarbeiter gut darauf vorbereitet sind. Schulungen und Schulungsunterlagen sollten bereitgestellt werden.
- Empfehlung: Modelle wie Scrum und die aus der Softwareentwicklung bekannten agilen und dynamischen Methoden können helfen, die Implementierung neuer Technologien zu optimieren.

Schritt 5: Schließlich ist es wichtig, die Technologie regelmäßig zu überwachen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Unternehmens entspricht. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Technologie immer auf dem neuesten Stand ist.
- Empfehlung: Sowohl ein Self-Assessment-Ansatz als auch eine Scorecard können in diesem Kontext helfen. Durch die regelmäßige Bewertung von Daten und Feedback können IT-Verantwortliche schnell auf Veränderungen reagieren.

Einsatz einer Scorecard oder Balanced Scorecard

Grundsätzlich gilt: Mit Hilfe einer tabellenähnlichen Scorecard oder Balanced Scorecard können Systematiken eingeführt und umgesetzt werden. Ein paar Beispiele, wie solche Tabellen bzw. Karten aussehen können:

Tipp

Personalisiert und effizient von überall arbeiten – die Vorteile eines KI-PCs

Der „HP Elite x360 1040 G11“ ist für das hybride Arbeiten wie geschaffen. Als leistungsstarker Windows-11-Pro-Laptop setzt er auf KI-Technologie und hat den CoPilot Key für einen direkten Zugriff bereits in der Hardware verbaut. Folgende KI-basierte Funktionen sind schon im HP Elite x360 1040 G11 integriert: Die Funktion „Smart Sense“ hält den PC kühl und leise, sorgt aber für eine höhere Leistung, wenn erforderlich. Mit „Intelligent Hibernate“ lässt sich die Akkulaufzeit verlängern, weil der PC im Leerlauf schnell in den Ruhezustand wechselt. Das Notebook besitzt zwei Kameras, wobei die KI-Funktion „Auto Camera Select“ erkennt, auf welche Kamera Sie gerade blicken. Und „AI Noise Reduction“ kann bei virtuellen Meetings unzählige Arten von Hintergrundgeräuschen herausfiltern. Damit Sie von überall aus sofort sicher arbeiten können, schützt Active Care Ihr Gerät mit KI-gestützter proaktiver Hardware-Diagnose.
Hier erfahren Sie mehr.

Bereich: Mitarbeiterzufriedenheit
- Messgröße: Anzahl der Mitarbeiter, die die neuen Technologien aktiv nutzen
  - Zielwert: 100 %
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Feedback der Mitarbeiter zur Benutzerfreundlichkeit der neuen Technologien
  - Zielwert: positiv
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Anzahl der Beschwerden oder Probleme im Zusammenhang mit den neuen Technologien
  - Zielwert: weniger als sieben pro Monat
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

Bereich: Effizienzsteigerung
- Messgröße: Prozentualer Anstieg der Produktivität oder Effizienz der Mitarbeiter nach der Implementierung der neuen Technologien
  - Zielwert: 10 %
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Anzahl der automatisierten Prozesse oder Abläufe durch die neuen Technologien
  - Zielwert: mehr als fünf
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Anzahl der gesparten Arbeitsstunden oder Kosten durch die neuen Technologien
  - Zielwert: 5.000 Euro pro Monat
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

Bereich: Technologische Nachhaltigkeit
- Messgröße: Anzahl der umweltfreundlichen oder energieeffizienten Technologien, die implementiert wurden
  - Zielwert: mehr als drei
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Durchschnittliche Lebensdauer der Technologien, die implementiert wurden
  - Zielwert: mehr als fünf Jahre
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Prozentualer Anteil der Technologien, die recycelt oder wiederverwendet werden könne
  - Zielwert: 75 %
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

Bereich: Datensicherheit und Datenschutz
- Messgröße: Anzahl der implementierten Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen
  - Zielwert: mehr als fünf
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Feedback der Mitarbeiter zur Sicherheit und Datenschutz ihrer Daten
  - Zielwert: positiv
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Anzahl der Datenschutzverletzungen oder -vorfälle im Zusammenhang mit den neuen Technologien
  - Zielwert: weniger als zwei pro Monat
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

Bereich: Kostenkontrolle
- Messgröße: Gesamtkosten für die Implementierung der neuen Technologien im Verhältnis zu den erwarteten Einsparungen oder Effizienzsteigerungen
  - Zielwert: gleich oder niedriger als erwartet
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Anzahl der unerwarteten Kosten oder Ausgaben im Zusammenhang mit den neuen Technologien
  - Zielwert: weniger als drei pro Quartal
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

- Messgröße: Prozentsatz der Abweichungen von den ursprünglich geplanten Kosten und Zeitrahmen
  - Zielwert: weniger als 5 %
  - Aktueller Wert:
  - Fortschritt:

IT-Manager können das Dashboard/die Scorecard verwenden, um den Fortschritt bei der Umsetzung des Vorgehensmodells besser zu überwachen und sicherzustellen, dass die Geschäftsziele erreicht werden. Sie können die Daten der Scorecard nutzen, um Problembereiche zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu deren Behebung zu ergreifen. Durch die regelmäßige Überprüfung der Scorecard können IT-Manager auch sicherstellen, dass sie den Zeitplan und das Budget des Projekts im Auge behalten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten.

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