Das müssen Sie bei der Erstellung eines Code of Conduct berücksichtigen

Für IT-Verantwortliche ist die Einführung eines Code of Conduct („Verhaltenskodex“) in Hybrid-Work-Szenarien extrem wichtig, um sowohl die Sicherheit der Unternehmensdaten als auch die Produktivität und Zufriedenheit der Beschäftigten sicherzustellen. Es ist allerdings kein ganz einfaches Unterfangen.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Kommunikationsprozesse den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, einschließlich Compliance- und Datenschutzbestimmungen. Ein Verhaltenskodex, der klare Regeln für die Nutzung von Technologien und Daten festlegt, ist unerlässlich. Beispielsweise können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtet werden, vertrauliche Informationen sicher und gesetzeskonform zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Die Überwachung und Überprüfung dieser Regeln ist ebenfalls wichtig, um ein hohes Maß an Ethik und Integrität in der Kommunikation zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte bei der Auswahl von Kommunikationslösungen darauf geachtet werden, dass sie die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz erfüllen.

Code of Conduct

Ein Code of Conduct ist eine Sammlung von Regeln und Richtlinien, die dazu dienen, das Verhalten und die Ethik von Individuen oder Organisationen zu regeln und zu fördern. Er legt Erwartungen und Verhaltensstandards fest, die die Akteure einhalten sollen, um ein professionelles und ethisches Umfeld zu schaffen.

Das Thema Sicherheit

Ein Code of Conduct für Hybrid-Work-Szenarien in Bezug auf Sicherheit sollte in erster Linie Regeln und Richtlinien enthalten, die die Nutzung von Unternehmensressourcen und Daten im Homeoffice regeln. Dies sollte insbesondere die Verwendung von Unternehmenslaptops und -smartphones, den Zugang zu Unternehmensdaten und -systemen sowie die Verwendung privater Technologie regeln. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Der Code of Conduct sollte Regeln enthalten, die die Sicherheit der Daten gewährleisten, die im Homeoffice bearbeitet werden. Dazu gehört unter anderem, Verschlüsselungstechnologien zu verwenden und die Zugriffsregeln einzurichten. Darüber hinaus gilt es, Regeln zu definieren, die die Sicherheit von Netzwerken und Endgeräten im Homeoffice abbilden. Dazu gehört das Einhalten von Sicherheitsstandards, gegebenenfalls das Verwenden von Firewalls und das Durchführen von Sicherheitsupdates. Der Code of Conduct muss die Verantwortung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Sicherheit der Unternehmensdaten und -systeme regeln. Dazu gehört die Pflicht, Sicherheitsverletzungen zu melden und Sicherheitsrichtlinien einzuhalten.

Kommunikation klären

Für die Kommunikation der Beschäftigten untereinander müssen Regeln und Richtlinien definiert werden, unabhängig davon, ob die Personen im Büro, im Homeoffice oder sonst irgendwo arbeiten. Ein wichtiger Aspekt ist, Tools und Plattformen bereitzustellen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. Dies können Chat-Tools, Projektmanagement-Tools, gemeinsame Dateiablage, Video- und Audio-Konferenz-Tools sein. Sie sollten einfach zu bedienen sein und eine hohe Verfügbarkeit aufweisen, damit alle ihre Arbeit reibungslos ausführen können. Auch Regeln für die Verwendung von Tools, die Erwartungen an die Verfügbarkeit während der Arbeitszeiten und an die Reaktionszeiten sollten klar, verständlich und allen bekannt sein, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.
Der Code of Conduct braucht Regeln, die die Verantwortung der Einzelnen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team festlegen. Dazu gehören die Pflicht zur aktiven Teilnahme an Meetings und anderen Teamaktivitäten sowie die Pflicht, Probleme oder Herausforderungen zu melden, die die Zusammenarbeit beeinträchtigen könnten.

Eigenverantwortung stärken

Die Regeln und Richtlinien sollten die Beschäftigten dazu ermutigen, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu erweitern und ihre Arbeit zu bereichern. Dabei ist ein Spannungsdreieck aus Self-Enablement, Job-Enlargement und Job-Enrichment kritisch zu würdigen.

  • Self-Enablement bezieht sich auf die Fähigkeit, sich selbst zu motivieren und sich selbst die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen. Der Verhaltenskodex sollte Anreize für kontinuierliches Lernen und Wachstum schaffen und den Zugang zu den Ressourcen definieren, die für eine erfolgreiche Arbeit erforderlich sind.

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  • Job-Enlargement: Hier geht es um die Erweiterung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben eines Mitarbeiters, um seine Arbeit anspruchsvoller und abwechslungsreicher zu gestalten. Im Rahmen des Code of Conduct kann dies dazu beitragen, dass Mitarbeiter motivierter und engagierter an ihre Arbeit herangehen, indem sie neue Herausforderungen und Kompetenzen erwerben können.

  • Job-Enrichment bezieht sich auf die Erhöhung der Autonomie und Selbstbestimmung jedes Einzelnen, um die Arbeit sinnvoller und befriedigender zu gestalten. Der Code of Conduct sollte Regeln enthalten, die dazu ermutigen, die eigene Arbeit zu bereichern und mehr Einfluss auf die Arbeit zu nehmen.

Folgende 5 Punkte sollten im Code of Conduct und dessen Durchsetzung aus Sicht der IT-Abteilung berücksichtigt und umgesetzt werden:

  • Datensicherheit: Die IT-Abteilung muss sicherstellen, dass alle Daten, die im Homeoffice bearbeitet werden, auf sichere Weise gespeichert und übertragen werden. Dies umfasst, verschlüsselte Verbindungen, Zugriffssteuerungen und andere Sicherheitsmaßnahmen zu verwenden.

  • Gerätemanagement: Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten, müssen sicherstellen, dass ihre Geräte, insbesondere ihre Laptops und Mobiltelefone, mit aktuellen Sicherheitspatches und Antivirensoftware ausgestattet sind. Die IT-Abteilung sollte das regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls Support bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Geräte sicher sind.

  • Zusammenarbeit: Die IT-Abteilung sollte Tools bereitstellen, mit denen Beschäftigte sicher und effektiv zusammenarbeiten, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Dies umfasst die Verwendung von Instant-Messaging-Tools, Online-Meeting-Plattformen und gemeinsam genutzten Dokumenten.

  • Schulungen und Unterstützung: Die IT-Abteilung sollte regelmäßig Schulungen und Unterstützung bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um sicher und produktiv im Homeoffice zu arbeiten. Dass der Verhaltenskodex verbindlich ist, darauf sollte bei Versammlungen und Schulungen mehrmals im Jahr hingewiesen werden.

  • Flexibilität: Schließlich sollte die IT-Abteilung flexibel sein und sich an die Bedürfnisse und Umstände der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anpassen. Dies umfasst, Tools und Unterstützung bereitzustellen, mit denen jeder seine Arbeit an seine persönlichen Umstände anpassen kann, z. B. die Verfügbarkeit von Kinderbetreuung.

Regeln und Selbstverpflichtung der IT-Abteilung

Der Code of Conduct regelt die Leistungen der IT-Abteilung, die Servicelevel und die Unterstützung durch die IT. Er sollte Regeln und Richtlinien enthalten, die die Verpflichtungen der IT-Abteilung festlegen und die Erwartungen der Beschäftigten an die Leistungen der IT-Abteilung klar definieren.

Ein wichtiger Aspekt ist die Verpflichtung der IT-Abteilung, die notwendigen Tools und Ressourcen bereitzustellen, damit erfolgreich im Homeoffice gearbeitet werden kann. Dazu gehört, Remote-Zugangslösungen, Virtualisierungstechnologien und Sicherheitsmaßnahmen bereitzustellten. Die Verpflichtung der IT-Abteilung, Servicelevels zu definieren und einzuhalten, ist selbstredend enthalten. Dies beinhaltet die Verpflichtung, die Verfügbarkeit von IT-Systemen und -Diensten zu gewährleisten, die Reaktionszeiten für IT-Support-Anfragen zu definieren und die Lösung von Problemen innerhalb eines vereinbarten Zeitraums zu gewährleisten. Hierbei sind Serviceleistungen genauestens auf die unterschiedlichen Arbeitsplatzszenarien abzustimmen. 

Die Selbstverpflichtung der IT-Abteilung, die Beschäftigten angemessen und regelmäßig zu unterstützen und ihnen bei der Anpassung an die hybriden Arbeitsbedingungen zu helfen, ist grundlegend für den Erfolg hybrider Arbeitsplatzmodelle. Dazu gehören die Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen, die dazu befähigen, Arbeit erfolgreich im Homeoffice zu erledigen, sowie regelmäßige Feedback- und Unterstützungsmöglichkeiten.

So wird der Code of Conduct zum Erfolg

  • Klare und präzise Regeln: Ein perfekter Code of Conduct sollte klare und präzise Regeln enthalten, die leicht verständlich und einfach zu befolgen sind. Dies hilft, Missverständnisse und Unsicherheiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Erwartungen und Verhaltensstandards verstehen und einhalten.

  • Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Ein perfekter Code of Conduct sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Anforderungen entspricht und die Bedürfnisse aller erfüllt. Eine regelmäßige Überprüfung hilft auch dabei, sicherzustellen, dass der Code of Conduct noch relevant und wirksam ist.

  • Einbinden der Beschäftigten: Ein perfekter Code of Conduct sollte alle Beteiligten in den Entwicklungsprozess einbinden, indem man sie um Feedback bittet und ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Dies hilft dabei, sicherzustellen, dass der Code of Conduct von allen akzeptiert und umgesetzt wird und dass er alle Bedürfnisse im Hinblick auf die Unterstützung und Anleitung in hybriden Arbeitsbedingungen erfüllt.

Deshalb ist ein Code of Conduct wichtig

Aus Sicht der IT-Abteilung sichert ein Code of Conduct für hybride Arbeitsplätze die Bereitstellung der notwendigen Tools und Ressourcen, die Einhaltung von Servicelevels und die Unterstützung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Aus Sicht des Unternehmens stellt er sicher, dass die Sicherheit der Unternehmensdaten und die Produktivität gewährleistet sind. Aus Sicht der Angestellten ermöglicht er, erfolgreich im Homeoffice zu arbeiten, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu erweitern und ihre Arbeit zu erweitern und zu bereichern – dann fühlen sie sich unterstützt und motiviert.

Über HP

HP bietet eine Vielzahl von Produkten und Lösungen an, die IT-Entscheidern beim Realisieren eines Code of Conduct für hybride Arbeitsplatzszenarien helfen können. Einige Beispiele sind:

  • HP Wolf Security / HP Secure Remote Access: Mit dieser Lösung stellen IT-Entscheider sichere Remote-Zugangslösungen bereit, die die Beschäftigten befähigen, von überall auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Sie bietet Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, VPN-Integration und Anwendungssteuerung, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf Unternehmensressourcen zugreifen können und das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl minimiert wird.
  • HP Sure Start: Damit gewährleisten IT-Entscheider die Sicherheit von Endgeräten, indem sie die BIOS-Integrität überwachen und automatisch Korrekturen durchführen, wenn eine Gefahr erkannt wird. Sie schützt vor Angriffen auf das BIOS und hilft dabei, die Integrität von Endgeräten zu gewährleisten, auch wenn sie nicht im Unternehmen sind.
  • HP Sure Recover: Diese Lösung ermöglicht es IT-Entscheidern, schnell und einfach Daten wiederherzustellen, um die Produktivität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gewährleisten, und zwar automatisiert, wenn ein System ausfällt.
  • HP Sure Click / Wolf Security: Damit erhöhen IT-Entscheider die Sicherheit von Webbrowsern, indem verhindert wird, dass Schadcodes in isolierten Umgebungen ausgeführt werden. Es schützt vor Angriffen auf Webbrowser und hilft dabei, die Integrität von Endgeräten zu gewährleisten, auch wenn sie nicht im Unternehmen sind.

All diese Produkte helfen IT-Verantwortlichen, die notwendigen Tools und Ressourcen bereitzustellen, die Sicherheit von Endgeräten zu gewährleisten und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, die im Homeoffice arbeiten. Sie helfen auch dabei, Regeln und Richtlinien für den Zugriff auf Unternehmensressourcen, die Sicherheit von Endgeräten und die Datenwiederherstellung festzulegen und einzuhalten, um sicherzustellen, dass alle erfolgreich und sicher im hybriden Arbeitsmodell arbeiten können.

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