Microsoft 365 und Google Workspace dominieren die Bürolandschaft, doch die rechtlichen Grundlagen geraten zunehmend unter Druck. Die Datenschutzkonferenz stellte wiederholt die DSGVO-Konformität von Microsoft 365 infrage, während der US CLOUD Act mit europäischen Datenschutzprinzipien kollidiert. Deutsche Unternehmen hängen massiv am digitalen Tropf des Auslands. Zeit für den Ausstieg.
Die aktuelle Bitkom-Studie „Digitale Souveränität – wie abhängig ist unsere Wirtschaft?“ belegt das Ausmaß der Abhängigkeit. Demnach beziehen 96 Prozent der deutschen Unternehmen digitale Technologien aus dem Ausland, wobei die EU (87 Prozent), die USA (87 Prozent) und China (78 Prozent) dominieren. Das Missverhältnis ist gravierend: 90 Prozent sehen sich als importabhängig, doch nur 25 Prozent exportieren selbst.
Rechtlich verschärft sich die Lage zusätzlich. Die deutsche Datenschutzkonferenz stellte im November 2022 erneut fest, dass Microsoft 365 nicht DSGVO-konform betreibbar ist. Der Grund: Microsoft verschleiert, wie es personenbezogene Daten für eigene Zwecke nutzt. Parallel dazu zwingt der US CLOUD Act amerikanische Firmen zur Datenherausgabe an US-Behörden – ohne Richter, ohne Verfahren.
Die Abhängigkeit von US-Giganten zeigt sich konkret: Nachdem US-Präsident Donald Trump Sanktionen gegen den Internationalen Strafgerichtshof verhängte, wurde Chefankläger Karim Khan von seinem Microsoft-basierten E-Mail-Konto abgekoppelt. Microsoft bestreitet eine aktive Sperrung, räumt aber ein, dass „der Vorgang zum Ausschluss des sanktionierten Beamten von den Microsoft-Diensten“ stattfand. Die Open Source Business Alliance bezeichnete das Vorgehen als „beispiellos“ und forderte einen „Weckruf für alle, die für die sichere Verfügbarkeit staatlicher und privater IT- und Kommunikationsinfrastrukturen verantwortlich sind“.
Change Management: Nutzerakzeptanz entscheidet über Migrationserfolg
Der Wechsel zu souveränen Workplace-Lösungen scheitert selten an der Technik. Laut einer Schweizer Studie der FHNW haben 76 Prozent der Unternehmen keine Strategie für die Arbeitswelt 4.0 – und das rächt sich bei der Migration. Die größten Bremsen: Change Management und Nutzerakzeptanz.
Drei Faktoren blockieren den Umstieg:
- Bequemlichkeit: IT-Entscheider scheuen neue Administrationsumgebungen, obwohl sich Funktionen längst standardisiert haben.
- Kostentäuschung: Günstige Grundversionen täuschen – später kommen teure Add-ons und treiben die Gesamtkosten hoch.
- Performance-Mythen: Zweifel an europäischen Anbietern sind laut heise online „bereits seit geraumer Zeit" unbegründet.
Immerhin reagieren Unternehmen: Laut einer Bitkom-Studie diversifizieren 59 Prozent ihre Lieferanten, 42 Prozent stocken Lagerbestände auf und 27 Prozent führen ein Risikomanagement ein. Doch das reicht nicht.
Systematische Vorbereitung entscheidet über den Erfolg. Es empfiehlt sich eine strukturierte Funktionsinventur anhand eines Ampelsystems: Rot steht für kritisch, Gelb für wichtig und Grün für überflüssig. Dazu eine Schatteninventur: Welche privaten Tools nutzen Mitarbeiter, weil offizielle Lösungen Lücken aufweisen?
(Bild: Google Gemini/stk)
Workplace-Lösungen: Souveräne Alternativen ersetzen Microsoft 365
Europäische und US-amerikanische Open-Source-Lösungen stellen Alternativen zu Microsoft 365 und Google Workspace dar. Sie bieten DSGVO-konforme Umgebungen mit Hosting-Optionen innerhalb der EU. Unternehmen haben die Wahl zwischen Cloud- oder On-Premises-Betrieb – mit oder ohne kommerziellen Support.
Vier markterprobte Werkzeuge beweisen ihre individuellen Stärken in der Praxis: Sie schützen sensible Daten nach europäischen Standards, befreien Organisationen von digitalen Abhängigkeiten und passen sich flexibel an verschiedene Einsatzszenarien an.
Nextcloud: Stuttgarter Alternative zu Microsoft 365 und Google
Nextcloud fordert die Platzhirsche Microsoft und Google heraus. Die Stuttgarter Open-Source-Plattform startete als Dropbox-Alternative und deckt heute fast alle Office-Funktionen ab. Für den vollständigen Microsoft-365-Ersatz integriert Nextcloud wahlweise OnlyOffice oder Collabora als Editoren.
- Leistungsumfang: Dateisynchronisation mit Versionierung, Kalender, Mail, Chat, Videocalls, Whiteboards und Office-Bearbeitung – alles mit End-zu-End-Verschlüsselung absicherbar.
- Zielgruppe: Organisationen jeder Größe mit Datenschutzanspruch – vom Mittelständler bis zur Behörde. Besonders beliebt bei öffentlichen Verwaltungen und Bildungseinrichtungen.
- Besonderheiten: Föderiertes Sharing erlaubt die sichere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Nextcloud-Instanzen. Der neue KI-Assistent läuft wahlweise lokal oder in einer europäischen Cloud.
Nextcloud lässt sich auf eigenen Servern oder bei europäischen Hosting-Partnern betreiben. Seit 2020 hat sich die Plattform vom reinen Filesharing zum vollwertigen Workplace entwickelt – mit deutschsprachigem Support und aktiver Community.
Mattermost: Self-Hosting schützt vor CLOUD-Act-Zugriffen
Mattermost tritt gegen Slack und Teams an. Die Chat-Plattform aus Kalifornien gibt’s für kleine Teams kostenlos, größere zahlen ab zehn Dollar pro Nutzer und Monat. Trotz US-Herkunft lässt sich Mattermost durch Selbsthosting abschirmen – ein entscheidender Vorteil gegenüber SaaS-Konkurrenten.
- Leistungsumfang: Chat mit Threads, Videocalls, Screen-Sharing und umfassende API-Anbindung für Entwicklertools wie GitHub, Jenkins und über 50 weitere Integrationen.
- Zielgruppe: Entwicklerteams, technische Abteilungen und Unternehmen, die ihre Kommunikation kontrollieren möchten und Alternativen zu Slack oder MS Teams suchen.
- Besonderheiten: Self-Hosting schützt vor CLOUD-Act-Zugriffen, offene APIs erlauben eine tiefe Integration in Entwicklungsumgebungen, E2E-Verschlüsselung gibt es nur gegen Aufpreis.
Das ursprünglich für Entwicklerteams konzipierte Mattermost deckt heute die gesamte Unternehmenskommunikation ab. Wer Support benötigt, muss allerdings Englisch können – der Hersteller bietet keinen deutschsprachigen Kundendienst an.
Stackfield: Münchner Projektlösung mit deutschem Datenschutz
Stackfield verbindet Chat- und Projektmanagement-Funktionen. Die Münchner Lösung eignet sich für die Geschäftskommunikation und folgt deutschen Datenschutzstandards in Entwicklung und Betrieb.
- Leistungsumfang: Kombination aus Chat, Aufgabenverwaltung, Time-Tracking, Kanban-Boards, Dokumentenmanagement und Umfragen für Kommunikation und Projektsteuerung.
- Zielgruppe: Geschäfts- und Projektteams mit Interesse an einem integrierten deutschen Produkt und einfacher Migration von bestehenden Plattformen.
- Besonderheiten: Integrierte Funktionen, die nachträgliche Ergänzungen reduzieren können, sowie eine kostenlose 14-tägige Testphase.
Das System bietet fertige Werkzeuge, die Einzelinstallationen ersetzen. Es gibt drei Preisstufen ab etwa sechs Euro pro Nutzer monatlich. Das Hosting erfolgt in ISO-27001-zertifizierten EU-Rechenzentren in Deutschland.
Uniki: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Büro-IT aus Deutschland
Uniki aus München integriert verschiedene Büro-IT-Funktionen: E-Mail, Termine, Dokumente, Telefonie, Speicher, Zeiterfassung, Passwort-Tresor, Warenwirtschaft und Kundenverwaltung in einer Oberfläche.
- Leistungsumfang: Büro-IT-Lösung mit E-Mail, Kalender, Telefonie, Cloud-Dokumenten, Zeiterfassung, Passwortmanager, ERP und CRM in einer Oberfläche.
- Zielgruppe: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die eine umfassende digitale Arbeitsplatzlösung mit Sicherheitsfokus suchen.
- Besonderheiten: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über alle Module, intuitive Bedienung, Abdeckung relevanter Büroapplikationen.
Unternehmen betreiben das System auf eigener Hardware oder in Rechenzentren in München und Frankfurt. Uniki bietet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten – nicht einmal der Anbieter kann mitlesen.
Der Lösungsvergleich zeigt: Nextcloud punktet bei der Kollaboration, Mattermost in der Teamkommunikation, Stackfield im Projektmanagement und Uniki als All-in-one-Suite. Alle erfüllen die DSGVO-Vorgaben und laufen wahlweise in EU-Rechenzentren oder im eigenen Haus.
Lösung | Schwerpunkt | Hosting | Datenschutz | Preismodell | Besonderheiten |
Kollaboration & Filesharing | Cloud oder On-Premises | DSGVO-konform | Kostenlos mit optionalem Support | Office-Integration, KI-Assistent | |
Teamkommunikation | Hauptsächlich On-Premises | DSGVO-konform | Freemium-Modell ab zehn USD pro Nutzer | Entwickler-orientiert, API-Zugriffe | |
Projektmanagement & Chat | Cloud in deutschen Rechenzentren | DSGVO-konform | Ab sechs Euro pro Nutzer im Monat | All-in-one-Lösung für Projektteams, schnelle Migration | |
Komplette Büro-IT | Cloud oder On-Premises | DSGVO-konform mit E2E | Einmalkauf oder Leasing | Vollständige Verschlüsselung, ERP- und CRM-Funktionen |
EU-Hosting: Europäische Server schützen Daten vor US-Zugriffen
Bei der Wahl des Hosting-Modells für souveräne Workplace-Lösungen entscheiden sich Unternehmen zwischen Cloud-Diensten und ihrer eigenen Infrastruktur. Während US-Anbieter trotz hoher Sicherheit amerikanischen Gesetzen unterliegen, bieten EU-Provider mit europäischen Serverstandorten einen besseren Datenschutz.
Eine Private Cloud im Eigenbetrieb maximiert die digitale Souveränität, erfordert jedoch mehr Ressourcen. Europäische Anbieter wie IONOS Cloud, StackIT oder OVHcloud bieten DSGVO-konforme Hosting-Lösungen für Open-Source-Anwendungen.
Dies ist besonders für datensensible Branchen wie Banken, Kanzleien und Behörden relevant, die durch präventives Handeln mögliche Strafen vermeiden können. Die Kombination aus offener Software und EU-Hosting schützt vor unerwünschten Datenzugriffen.
Erfolgsbeispiele: Behörden stellen Weichen für die digitale Unabhängigkeit
Einige öffentliche Verwaltungen und private Unternehmen haben bereits den Wechsel auf europäische Workplace-Lösungen vollzogen. Sie demonstrieren, dass digitale Souveränität ohne Einbußen bei Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit erreichbar ist:
- Das deutsch-französische Regierungsprojekt „Docs“ entwickelt eine freie Notion-Alternative und verzeichnet bereits über 10.000 aktive Nutzer in beiden Verwaltungen.
- Schleswig-Holstein migrierte zu LibreOffice und hat durch den Wechsel bereits mehrere Millionen Euro an Lizenzkosten eingespart.
- Das Zentrum für digitale Souveränität arbeitet an openDesk als Microsoft-365-Alternative und konnte die Lösung bereits erfolgreich in mehreren Pilotbehörden implementieren.
Migrationsberichte wie von a.s.k. Datenschutz machen deutlich, dass Unternehmen sich verstärkt fragen, was passieren würde, wenn Microsoft auch den lokalen Betrieb seiner Dienste einstellen sollte. Diese Sorge treibt in Kombination mit politischen Spannungen in den USA den Wechsel zu europäischen Lösungen voran. Typische Migrationsszenarien umfassen Kombinationen aus Nextcloud für Dateiaustausch und Kommunikation, Collabora Online für Office-Funktionen und spezialisierte Groupware-Lösungen wie Zimbra für E-Mail, Kalender und Kontakte.
Fazit: Systematische Migration befreit von US-Technologieabhängigkeit
Die geopolitischen Risiken verstärken den Handlungsdruck für Unternehmen: Laut einer Bitkom-Studie erwarten 60 Prozent der deutschen Unternehmen eine steigende Importabhängigkeit in den kommenden Jahren. Mehr als die Hälfte der Firmen könnte ohne ausländische Digitalimporte maximal ein Jahr überleben.
Wer digitale Souveränität anstrebt, muss vier Schritte gehen: Abhängigkeiten analysieren, eine Open-Source-Strategie entwickeln, Pilotprojekte starten und die Nutzer mitnehmen. Die Rechnung geht auf: Nach der Umstellung sinken die Lizenzkosten, die IT-Landschaft vereinfacht sich und die Datensicherheit steigt. Oder wie a.s.k. Datenschutz nach erfolgreicher Migration resümiert: „War es einfach? Nein. War es nötig? Ja. Würden wir es wieder tun? Sofort.“
Autor: Stefan Kuhn