- Perspektive - Fachbeitrag
Von der Theorie zur Praxis: In 3 Schritten zur optimalen AV-Infrastruktur
Wie IT-Verantwortliche die passende AV-Lösung für ihr Unternehmen finden und so Kommunikation, Wettbewerbsfähigkeit und KI-Einsatz optimal unterstützen – ein Leitfaden.
In der heutigen hybriden Arbeitswelt mit ihren verteilten, oft internationalen Teams kann Kommunikation nur gelingen, wenn die technischen Voraussetzungen stimmen.
Die Investitionen in eine leistungsfähige AV-Infrastruktur amortisieren sich schnell, wie die Studie Future-Proof Collaboration des Marktforschungsunternehmens IDC zeigt.
Demnach können Einsparungen durch reibungslose Prozesse, geringeres Supportaufkommen, einfachere Bedienung und produktivere Meetings die jährlichen Investitionen um mehr als das Zehnfache übersteigen.
Die richtige AV-Infrastruktur finden
Beim Aufbau einer AV-Infrastruktur für Meetings und Konferenzen hilft ein strukturiertes Vorgehen, um Zeit, Geld und Personalressourcen zu sparen, Sicherheitsrisiken zu vermeiden und eine hohe Nutzerzufriedenheit bei geringem Supportaufkommen zu erzielen. Dabei können sich IT-Verantwortliche an diesen Schritten orientieren:
1. Vorgaben klären
Bevor es um technische Details geht, sollten IT-Verantwortliche die konkreten Anforderungen an die AV-Infrastruktur definieren und folgende Fragen klären:
Einsatzbereich: Werden die AV-Systeme nur für interne Meetings genutzt oder auch für die externe Kommunikation verwendet – etwa mit Kunden, Investoren oder Geschäftspartnern?
Zahl und Größe der Räume: Sollen große Konferenzräume, kleine Besprechungszimmer oder beides ausgestattet werden?
Akustische Beschaffenheit: Wie ist die Akustik in den für Konferenzen und Besprechungen vorgesehenen Räumen? Sind sie akustisch bedämpft, etwa durch Teppiche und Vorhänge, oder überwiegen harte Oberflächen, die Hall und Echos erzeugen? Gibt es in den Räumen Störquellen wie Klimaanlagen oder Drucker?
Rechtliche Vorgaben: Ist das Unternehmen von Richtlinien und Gesetzen wie NIS2 (Network and Information Security 2) oder DORA (Digital Operational Resilience Act) betroffen? Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen müssen erfüllt sein?
Sicherheit: Gibt es ein Security-Konzept für die AV-Systeme? Sollen diese in eine bestehende IT-Sicherheitsinfrastruktur integriert werden?
Skalierbarkeit: Welche Wachstumsprognosen gibt es für das Unternehmen und dessen Kommunikationsbedarf? Soll die AV-Lösung entsprechend mitwachsen können?
KI-Nutzung: Werden KI-Tools in der Kommunikation eingesetzt, beispielsweise für Transkripte, Untertitel oder die automatische Zusammenfassung von Meetings?
Kompatibilität: Welche Collaboration-Lösung wird verwendet? In welchem Umfang sollen AV-Systeme und Collaboration-Software integriert werden?
Budget & Wartung: Welches Budget steht für Anschaffung, Betrieb und Wartung zur Verfügung? Soll die Lösung intern oder extern gemanagt werden?
2. Technische Anforderungen definieren
Nachdem die Vorbedingungen geklärt sind, geht es nun um die Definition der technischen Details in diesen Bereichen:
Audioqualität: Sind Meeting-Teilnehmer schlecht zu verstehen oder klingt ihre Stimme dünn, beeinträchtigt das Glaubwürdigkeit und Kompetenzwahrnehmung. Das zeigen Studien der University of Southern California (USC) und der Yale University. Auch beim Einsatz von KI-Tools ist die Audioqualität von entscheidender Bedeutung. Schlechte Verständlichkeit führt zu Fehlern in Transkriptionen und Übersetzungen, die aufwendig korrigiert werden müssen (siehe dazu auch „Künstliche Intelligenz in Meetings: Woran KI-Tools häufig scheitern“).
IT-Verantwortliche sollten deshalb auf Systeme achten, die eine klare Verständlichkeit im gesamten Raum gewährleisten. Decken-Arrays wie das MXA902 von Shure stellen durch eine optimierte Anordnung der integrierten Mikrofone und Lautsprecher sicher, dass alle Teilnehmer im Raum gut verstehen und selbst gut zu hören sind. Nebengeräusche wie Echos und Hall werden durch einen digitalen Signalprozessor (DSP) herausgefiltert, was die Verständlichkeit auch für remote zugeschaltete Teilnehmer verbessert und Fehler bei der KI-gestützten Analyse minimiert. Decken-Mikrofone wie das MXA925 verfügen darüber hinaus über fortschrittliche Algorithmen, um selbst in äußerst anspruchsvollen Räumen eine störungsarme Audioaufnahme zu gewährleisten. Über die Konfigurationssoftware Shure Designer lassen sich zudem Bereiche definieren, in denen kein Audiosignal aufgezeichnet wird. So können Störquellen wie Drucker oder Klimaanlagen effektiv isoliert werden.
Videoqualität: Die Anforderungen an die Videoqualität hängen von den in Punkt 2 definierten Einsatzgebieten ab. Für interne Videoanrufe vom eigenen Arbeitsplatz aus genügen in der Regel integrierte Laptop-Kameras oder einfache Webcams. Besprechungs- und Konferenzräume, die für Kundenpräsentationen, Investoren-Briefings oder Vorstandssitzungen vorgesehen sind, sollten dagegen mit hochwertigen professionellen Kameras ausgestattet werden. Für kleine Konferenzräume ist beispielsweise die Huddly IQ-Kamera eine gute Wahl. Sie optimiert KI-gestützt die Beleuchtungssituation und passt den Bildausschnitt automatisch an die jeweilige Sprechersituation an. Für mittlere und große Konferenzräume empfehlen sich Modelle wie die Huddly L1 oder das Huddly Crew System mit drei L1-Kameras. Die L1 verfügt über eine 6K-Auflösung und bietet mit dem „Huddly Director“ eine KI-gestützte Bildführung, die automatisch auf den jeweiligen Sprecher fokussiert.
Sicherheit: Da AV-Systeme in der Regel in das Unternehmensnetzwerk integriert sind, können sie als Einfallstor für Cyberangriffe missbraucht werden. AV-Lösungen sollten deshalb von Grund auf sicher konzipiert sein und dieselben strengen Sicherheitsanforderungen erfüllen wie andere Netzwerkgeräte auch (siehe dazu auch „Die Bedeutung von AV-Sicherheit im digitalen Zeitalter“). Für sensible Gespräche ist außerdem auf eine durchgängige Verschlüsselung (End-to-End-Encryption) zu achten. Eine besonders hohe Sicherheit kann mit einer AES-256-Verschlüsselung erreicht werden, die Shure mit der Shure Network Audio Encryption in zahlreiche Produkte von Haus aus integriert.
Skalierbarkeit: AV-Systeme, die von Spezialisten vor Ort installiert werden müssen und die sich nur lokal verwalten lassen, sind nur schwer zu skalieren. Jeder neu zu auszustattende Besprechungsraum bringt hohe Kosten und einen erheblichen zusätzlichen Aufwand für die IT-Abteilung mit sich. IT-Verantwortliche sollten deshalb Produkte bevorzugen, die modular aufgebaut sind, die sich ohne Spezialkenntnisse installieren lassen und die remote konfiguriert und gewartet werden können. Shure bietet beispielsweise mit den IntelliMix Room Kits und der neuen IntelliMix Bar Pro komplette Meetingraum-Kits für unterschiedliche Raumgrößen und Anforderungen. Diese lassen sich einfach per Plug & Play installieren und über die Shure Cloud und Shure Designer zentral konfigurieren oder warten.
Integration in Meeting-Lösungen: Um eine reibungslose Zusammenarbeit mit Collaboration-Plattformen wie Teams oder Zoom zu gewährleisten, sollten IT-Verantwortliche auf Zertifizierungen wie „Certified for Microsoft Teams“ oder „Zoom Certified“ achten.
KI-Unterstützung: Ist der Einsatz von KI-Tools wie Microsoft Copilot oder ZoomMate geplant, sollte das AV-System für den KI-Einsatz optimiert sein.
3. Pilotprojekt durchführen
Bevor eine AV-Infrastruktur unternehmensweit eingeführt wird, sollte sie in einem Pilotprojekt getestet werden. Folgende Schritte sind dabei entscheidend:
Testumgebung einrichten: In Absprache mit den Fachabteilungen und der Geschäftsleitung wird ein typischer Meetingraum mittlerer Größe mit dem AV-System ausgestattet. Die Einrichtung sollte detailliert protokolliert werden: Wie viel Zeit verging zwischen Bestellung und Lieferung? Wie aufwendig war die Installation? Wie lange dauerte es vom Auspacken der Geräte bis zur Inbetriebnahme?
Funktionstests durchführen: Als nächstes sollten Mikrofone, Lautsprecher, Kameras, Software und Netzwerkverbindung auf ihre Funktion geprüft werden. Dabei auftretende Fragen oder Probleme bieten eine gute Möglichkeit, die Reaktionsschnelligkeit und Supportqualität des Herstellers zu evaluieren.
Integration testen: In diesem Test geht es darum, die Zusammenarbeit des AV-Systems mit den im Unternehmen verwendeten Collaboration-Lösungen sowie den eingesetzten KI-Tools zu testen.
Audits durchführen: Penetrationstests und ein Compliance-Audit stellen sicher, dass die AV-Lösung allen Ansprüchen an Sicherheitsvorgaben und rechtlichen Anforderungen genügt.
Feedback einholen: IT-Mitarbeiter und Anwender können in einem Fragebogen Auskunft darüber geben, wie einfach das AV-System zu konfigurieren beziehungsweise zu bedienen ist, wie sie die Audio- und Videoqualität sowie den Benutzerkomfort bewerten, wo sie Defizite sehen und welche Verbesserungsvorschläge sie haben.
Schulungsbedarf ermitteln: Intuitiv bedienbare AV-Systeme reduzieren den Schulungsaufwand meist auf ein Minimum. Auf Basis der Erfahrungen aus der Pilotinstallation lässt sich dennoch feststellen, ob für IT-Team oder Anwender noch gezielte Schulungsangebote sinnvoll sind.
Pilotprojekt evaluieren: Geschäftsführung, IT und Fachabteilungen entscheiden nach der definierten Pilotphase gemeinsam darüber, ob die getestete AV-Lösung den Anforderungen entspricht oder ob Alternativen geprüft werden sollten.
Fazit: Die richtige AV-Lösung – mit Struktur zum Erfolg
Die Auswahl der richtigen AV-Lösung ist keine einfache Aufgabe. Nur mit einer klaren Definition des aktuellen Bedarfs, einem detaillierten Anforderungskatalog und einer umfassenden Testphase lassen sich unnötige Kosten und Fehlentscheidungen vermeiden. IT-Verantwortliche tun gut daran, sich frühzeitig mit der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen abzustimmen, aber auch Hersteller und IT-Partner einzubinden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die AV-Lösung der Wahl auch in Zukunft alle Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Skalierbarkeit erfüllt.
Moderne Lösungen wie die IntelliMix Room Kits und die IntelliMix Bar Pro setzen an all diesen Punkten an und bieten eine skalierbare, sichere und leistungsstarke Lösung.
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