- Perspektive - Fachbeitrag
Kommunikation in hybriden Meetings: Warum IT über den Erfolg entscheidet
Ausfallzeiten, hohes Supportaufkommen, verlorenes Kundenvertrauen: Schlechte Audio- und Videoqualität in hybriden Meetings und unzuverlässige AV-Systeme gefährden Produktivität und Kundenzufriedenheit. Was IT-Teams dagegen tun können.
Die technische Ausstattung von Meeting-Räumen zählt seit Langem zu den typischen Aufgaben einer IT-Abteilung. Vor der Corona-Pandemie fanden die meisten Besprechungen jedoch in Präsenz statt. Der Fokus der IT lag daher vor allem auf der Bereitstellung von Beamern, PCs und Netzwerkanschlüssen. Audio-Video-Systeme für hybride Meetings wurden nur selten eingesetzt – sofern sie überhaupt vorhanden waren.
Mit der Verbreitung hybrider Arbeitsformen hat sich das grundlegend geändert. In Deutschland arbeiten heute rund 40 Prozent der Beschäftigten ganz oder teilweise im Homeoffice, viele Team-Meetings werden hybrid abgehalten. Auch Gespräche mit Geschäftspartnern, Kunden oder externen Dienstleistern finden immer häufiger online statt.
Eine reibungslose Kommunikation in virtuellen Teams, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern kann in solchen hybriden Arbeitsumgebungen jedoch nur gelingen, wenn die Technik dahinter funktioniert.
Sind die Systeme umständlich zu bedienen, ist die Audio- und Bildqualität mangelhaft oder fällt die AV-Infrastruktur häufig komplett aus, so häufen sich Beschwerden und Supportanfragen.
Die Belastung des IT-Teams steigt, Jobzufriedenheit und Motivation gehen zurück, unter Umständen verlassen IT-Mitarbeiter sogar das Unternehmen.
Eine unzureichende AV-Infrastruktur kann aber auch den Geschäftserfolg direkt gefährden. Wie Studien der University of Southern California (USC) und der Yale University zeigen, werden Gesprächspartner bei schlechter Audioqualität als weniger vertrauenswürdig, weniger kompetent und weniger überzeugend wahrgenommen. Zweifeln Kunden aufgrund mangelnder Sprachverständlichkeit an der Professionalität, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit von Vertriebsmitarbeitern oder Kundenberatern, kann dies Abschlüsse verhindern und zu signifikanten Umsatzeinbußen führen.
Meeting-Räume einrichten: die vier größten Herausforderungen für die IT
Unternehmen benötigen AV-Systeme, die Mitarbeitern unabhängig vom Standort eine optimale Ton- und Bildqualität bieten. Für die IT-Abteilung ist es jedoch alles andere als einfach, eine solche AV-Infrastruktur bereitzustellen. Bei der Ausstattung von Meeting-Räumen und dem Support stoßen sie dabei vor allem auf folgende Hindernisse:
Schlechte Raumakustik: Nur wenige IT-Verantwortliche haben das Glück, akustisch optimierte Konferenzräume einrichten zu können. Oft werden einfach nur Büros zweckentfremdet. Die Folge sind schlechte akustische Bedingungen durch Hall, Echos und Nebengeräusche, die Übertragungsqualität und Sprachverständlichkeit verringern. Unzufriedene Meeting-Teilnehmer beschweren sich dann beim IT-Support, das Ticketaufkommen steigt.
Teure Installation und Wartung: Professionelle AV-Systeme zu installieren, erfordert oft Spezialwissen. Für die Einrichtung der Konferenzräume müssen deshalb Experten des Herstellers oder spezialisierte Dienstleister beauftragt werden. Das macht die Installation aufwendig, langsam und teuer. Auch bei der Fehlerbehebung und Wartung können hohe Kosten entstehen, wenn externe Spezialisten beteiligt werden müssen. Aktuellen Analysen zufolge liegen die Stundensätze für spezielle Services derzeit bei 200 bis 400 US-Dollar (zirka 170 € bis 350 €) pro Stunde.
Heterogene AV-Umgebungen: Viele Unternehmen beziehen Kameras, Videowände, Konferenzspinnen und andere Komponenten von verschiedenen Herstellern. Dieser „Best-of-Breed“-Ansatz hat auf den ersten Blick Vorteile, weil so die leistungsfähigsten oder preisgünstigsten Geräte am Markt kombiniert werden können. In der Praxis führt diese Strategie jedoch häufig zu hohen Aufwänden und zusätzlichen Risiken. Bei der Installation sind oft Adapter oder Workarounds notwendig, um Geräte miteinander verbinden zu können. Zudem lassen sich viele herstellerspezifischen Funktionen nicht nutzen, weil die Systeme nicht vollständig kompatibel sind. Bei Problemen ist die Fehlersuche schwierig, die Hersteller weisen sich gegenseitig die Verantwortung zu.
Vermehrter Einsatz von KI-Tools: Intelligente Assistenten wie Copilot in Microsoft Teams oder AI Companion in Zoom benötigen eine gute Sprachverständlichkeit, um Inhalte zuverlässig erkennen und verarbeiten zu können. Eine mangelhafte Audioqualität kann daher zu gravierenden Fehlern führen. Aussagen werden unter Umständen unvollständig wiedergegeben, oder dem falschen Sprecher zugeordnet. Zusammenfassungen und To-do-Listen geben den Inhalt der Besprechung nicht korrekt wieder, was zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand und Folge-Meetings führt. Auch IT-Teams können direkt betroffen sein, etwa wenn Aufgaben an die IT nicht richtig zugeordnet werden. Zusätzlich kann es zu einem höheren Supportaufwand kommen, da sich Mitarbeiter über die mangelhafte Qualität der KI-gestützten Ergebnisse beschweren und Abhilfe verlangen.
Wie moderne AV-Systeme die IT entlasten und die Kommunikation verbessern
Die Einrichtung und der Betrieb von Meeting-Räumen bedeuten für viele IT-Teams eine zusätzliche Belastung zu den zahlreichen anderen Aufgaben. IT-Verantwortliche tun deshalb gut daran, diese Belastung so gering wie möglich zu halten und bei der Auswahl geeigneter Lösungen auf AV-Systeme aus einer Hand zu setzen, die sich leicht installieren und betreiben lassen und gleichzeitig eine hohe Meeting-Qualität und Benutzerfreundlichkeit gewährleisten.
Shure bietet mit den IntelliMix Room Kits vorkonfigurierte Kits für unterschiedliche Raumgrößen, die genau diese Anforderungen erfüllen. Eine weitgehend automatisierte Konfiguration minimiert den Installationsaufwand und gewährleistet eine schnelle Einsatzfähigkeit. Die MXA902 Decken-Arrays mit integrierten Mikrofonen und Lautsprechern sorgen für klare Sprachverständlichkeit im gesamten Raum und bei remote zugeschalteten Teilnehmern. Ein digitaler Signalprozessor (DSP) stellt sicher, dass Echos, Hall und andere störende Nebengeräusche zuverlässig herausgefiltert werden. Auch KI-Tools profitieren von der hervorragenden Audioübertragung und liefern signifikant bessere Ergebnisse.
Die im Lieferumfang enthaltenen Kameras sorgen durch ein KI-gestütztes intelligentes Videoframing für eine optimale Sichtbarkeit aller Teilnehmer. Die Steuereinheit, das IntelliMix Foundation System, passt automatisch den Klang an die jeweilige Raumsituation an und ermöglicht die intuitive Steuerung aller Meeting-Funktionen über einen Touch Screen. IT-Admins können alle Geräte zentral aus der Ferne überwachen, verwalten und aktualisieren. Die Systeme sind für Microsoft Teams zertifiziert. Somit ist eine reibungslose Nutzung dieser Anwendung sichergestellt.
Fazit: Eine gute AV-Infrastruktur ist kein Luxus, sondern geschäftliche Notwendigkeit
In einer hybriden Arbeitswelt sind leistungsfähige AV-Systeme ein entscheidender Faktor für eine reibungslose Zusammenarbeit. Unternehmen, die bei der Wahl ihrer AV-Infrastruktur auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und einfache Verwaltung setzen, sparen nicht nur Kosten, sondern sichern sich laut einer Analyse des Marktforschungsunternehmens IDC auch Wettbewerbsvorteile. Demnach profitieren Unternehmen messbar von erhöhter Produktivität, größerer Kundenzufriedenheit und geringeren Kosten, wenn sie ihre Kommunikations- und Kollaborationsprozesse verbessern. Durch Zero-Touch-Bereitstellung, intelligente Audio-Optimierung und zentrale Verwaltung entlasten die IntelliMix Room Kits von Shure IT-Abteilungen von Installations- und Wartungsaufwand, verbessern die Meeting-Qualität und sorgen beim Einsatz von KI-gestützten Besprechungs-Tools für optimale, verlässliche Ergebnisse.
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