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Kompakt-Ratgeber: Welches Videokonferenzsystem für welchen Meetingraum?
Jedes Unternehmen besitzt mindestens einen Konferenzraum, doch jeder bringt unterschiedliche Anforderungen mit sich. Daher darf man bei der Wahl der richtigen Ausstattung für Videokonferenzen nicht vom Motto „One size fits all“ ausgehen.
Konferenzräume und Videokonferenzlösungen stellen heute eine wesentliche Unternehmensressource dar, indem sie Produktivität und Teamarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen fördern. Sie ermöglichen qualitativ hochwertige Meetings, erhöhen die Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit und tragen zur Verbesserung der Umweltbilanz bei.
Investitionen in moderne Konferenzraumlösungen sind daher unerlässlich. Sie sind mehr als eine Annehmlichkeit – sie sind eine Grundvoraussetzung für effizientes und professionelles Arbeiten im digitalen Zeitalter. Daher sollte es bei der Wahl der Technologie nicht nur um Innovation und fortschrittliche Geräte gehen, sondern sie muss auch die Gegebenheiten vor Ort berücksichtigen und anwenderfreundlich sein.
Kleine Besprechungszimmer
Kleine Besprechungsräume, auch „Huddle Rooms“ genannt, bieten Flexibilität und Spontanität für effiziente Adhoc-Meetings für bis zu sechs Personen. In Kombination mit technischer Ausstattung wie Bildschirmen, Whiteboards und Audiokonferenzsystemen ermöglichen sie effiziente Besprechungen. Oft finden sich in diesen Räumen kostengünstige USB-Lösungen, bei dem die Lautsprecher integriert sind. Mit einer Kamera mit 1080p-Auflösung sind die Mitarbeiter gut zu sehen, selbst bei schlechten Lichtverhältnissen. Eingebaute KI-Technologien können in diesen Fällen zum Beispiel automatisch Hintergründe verwischen und damit die Privatsphäre wahren.
Informelle Besprechungsräume
Mitarbeiterlounges und offene Räume dienen als Orte der Entspannung, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen. Sie sind jedoch weniger für formelle Präsentationen oder Entscheidungsfindungen gedacht. Vielmehr bieten sie den idealen Rahmen für informelle Treffen, spontane Stand-ins, lockere Gespräche, Mittagspausen oder das gemeinsame Anschauen von Musik- oder Videoinhalten. Sie eignen sich auch hervorragend für weniger offizielle Anlässe wie Firmenfeiern.
In solchen Räumen oder Bereichen sorgen KI-gestützte Systeme für eine hochauflösende Video- und Audiotechnik. Beispielsweise werden die Hintergrundgeräusche eines Ventilators und das Klappern von Tastaturen herausgefiltert. Beim spontanen Brainstorming, den konstruktiven Mitarbeitergesprächen oder den kreativen Pausen – alle hören alles klar und deutlich. Niemand muss etwas an der Videokonferenzsoftware anpassen. Das Ergebnis sind einfache und lebendige Meetings sowie eine deutliche Komfortsteigerung.
Mittelgroße und große Konferenzräume
Je größer die Meetingräume, desto mehr kommt es auf eine erstklassige Audio- und Videoqualität an. Neben einem ansprechenden Design sind ein gestochen scharfes 4K-Video und raumfüllendem Stereo-Sound angesagt, der Leben „in die Bude“ bringt. Die Stimmen sollten klar und deutlich zu hören sein, die Videos natürlich wirken. Moderne Kameras, in denen KI steckt, können in solchen größeren Räumen die virtuellen Treffen menschlicher machen. Weite Betrachtungswinkel zeigen zum Beispiel mehr von dem, was die Beteiligten gerade tun. Und wer vom Stuhl aufsteht und sich im Raum bewegt, wird von der Kamera mit ihrer intelligenten Technologie verfolgt.
Dazu kommt im Idealfall die Unterstützung führender Kollaborations-Plattformen durch die Videokonferenzlösung, sodass keine Verbindung zu einem PC oder Mac erforderlich ist. Von Vorteil ist auch ein Konzept, bei dem der User selbst alle störenden Kabel entsorgt und nicht mehr ständig die IT-Abteilung um Hilfe bitten muss.
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