- Perspektive - Fachbeitrag
Work smart, not hard: Die wichtigsten KI-Tipps, um Meetings und Arbeitsabläufe zu transformieren
Adam Bootle, UC Sales Manager bei Shure UK, und Richard Warner, Technical Sales Architect bei Zoom UK, teilen Empfehlungen, wie sich Meetings und Arbeitsabläufe in einer KI-gestützten Arbeitswelt optimieren lassen.
Im vergangenen Oktober hielten Adam Bootle, UC Sales Manager bei Shure UK, und Richard Warner, Technical Sales Architect bei Zoom UK, auf der Konferenz UCX London eine praxisnahe Session, die auf großes Interesse stieß. Das Thema: „Work smart, not hard: Die wichtigsten KI-Tipps, um Meetings und Arbeitsabläufe zu transformieren.“
Offensichtlich traf das Thema bei den UCX-Teilnehmenden einen Nerv. Das Publikum strömte herbei, um praxisnahe Tipps zu hören, wie sich Meeting-Erlebnisse verbessern und Workflows mithilfe von KI (künstlicher Intelligenz) optimieren lassen – mit dem gemeinsamen Ziel, intelligentere und effektivere Lösungen bereitzustellen und die User Experience zu verbessern. Warum? Weil Angestellte im Durchschnitt 11,3 Stunden der Arbeitswoche in Meetings verbringen und Untersuchungen zeigen, dass ein großer Teil dieser Zeit nicht effektiv genutzt wird.
Das Grundprinzip eines Meetings hat sich seit Jahrhunderten nicht verändert: Es beginnt mit einem Zweck, Ziele werden definiert, eine Agenda wird erstellt und die richtigen Teilnehmenden kommen zusammen.
Effektive Meetings liegen in unserer Hand: Pünktlichkeit, das Einhalten der Agenda und die aktive Beteiligung aller werden durch unsere eigene Disziplin bestimmt. Auch andere Elemente von Meetings – etwa der Einsatz von Technologie und KI – können wir gezielt nutzen, damit die in Meetings investierte Zeit effektiv eingesetzt wird. Probleme wie unzureichende Notizen oder übersehene beziehungsweise ignorierte Action Items müssen dem Erfolg eines Meetings heute nicht mehr im Weg stehen.
KI und Audio: die Grundlage für effektive Meetings
Die digitale Transformation hat den Weg dafür bereitet, unsere Anforderungen an effektivere Meetings zu erfüllen – etwa durch mobile Messaging-Lösungen und Telekonferenzen. Doch hybride und remote Arbeitsmodelle brachten neue Herausforderungen mit sich, als wir uns nicht mehr alle im selben Raum treffen konnten.
Meeting-Technologie – sowohl Services als auch Geräte – wurde weiterentwickelt, um Anforderungen von Mitarbeitenden vor Ort und remote sowie im Büro und außerhalb des Büros zu unterstützen. Die Wahl der richtigen Ausstattung und ihr optimaler Einsatz sind daher entscheidend für effektive Meetings. KI hat unsere Möglichkeiten erweitert, Meetings und Meetingräume auf ein neues Niveau zu heben. Mit jeder neuen KI-Innovation wurden auch Hardware und Software in unseren Meetingumgebungen leistungsfähiger.
Audio ist für jedes Meeting essenziell. Kommunikation erfolgt in erster Linie über unser Gehör – vermutlich auch deshalb wurde das Telefon vor dem Fernseher erfunden. Natürlich verlassen wir uns auch auf visuelle Hinweise. Doch um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen oder Verantwortlichkeiten festzulegen, ist funktionierendes Audio die Grundlage. Wenn Audio nicht funktioniert, bleibt Meeting-Teilnehmenden oft nur, wiederholt „Du bist stummgeschaltet!“ zu rufen, das Meeting zu verlassen oder auf Zeichensprache auszuweichen.
Dasselbe Prinzip gilt für KI im Meetingraum. KI ist auf eine hohe Audioqualität angewiesen, um Gespräche zuverlässig zu transkribieren, zu übersetzen und zusammenzufassen.
KI-Audio-Tipps
KI benötigt eine hohe Audioqualität für Transkripte. Andernfalls enthalten Notizen falsche Wörter, die eigentliche Aussage der Teilnehmenden geht verloren und diese Fehler fließen letztlich in die Transkripte ein. Wenn dann fehlerhafte Notizen auch noch als Grundlage für das nächste Meeting dienen, verstärkt sich das Problem weiter. Deshalb gilt: Audio muss von Anfang an stimmen.
Tipp 1: Personalisierte Audio-Isolierung nutzen
Wer Kopfhörerfunktionen kennt, die Hintergrundgeräusche wie bellende Hunde ausblenden können, ist mit dieser Technologie bereits vertraut – und auch in Zoom lässt sie sich nutzen.
Die personalisierte Audio-Isolierung ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, in Zoom einen individuellen Stimmabdruck zu erfassen. Hintergrundgeräusche werden entfernt und die eigene Stimme lässt sich gezielt von den Stimmen anderer Personen in der Umgebung trennen. Das ist ideal, um Audio gezielt zu isolieren und Gespräche auszuschließen, die für die Meeting-Notizen nicht relevant sind.
Tipp 2: Companion Audio einsetzen
Auch Raumkonzepte für Meetingbereiche spielen eine wichtige Rolle. Mit speziellen Technologien lässt sich zudem die Inklusivität optimieren – insbesondere für Personen, die weiter entfernt vom Geschehen im Meetingraum sitzen.
Oft sitzt die ranghöchste Person ganz hinten im Raum. Und gleichzeitig ist sie meist die leiseste Person im Raum, sodass man sie kaum hört. Companion Audio ermöglicht es, mit dem Laptop oder Mobilgerät in den Raum zu kommen und dieses mit dem Raum zu koppeln. Ab dem Moment der Kopplung können Sie den Raum steuern, und zugleich wird das Mikrofon Ihres Laptops oder Mobilgeräts als zusätzliches Mikrofon für diesen Meetingraum genutzt.
So wird Ihr Gerät mit den Audioquellen des Systems im Meetingraum kombiniert und liefert eine zusätzliche Audioquelle, die das bestehende Audiosignal sinnvoll ergänzt. Darüber hinaus ist diese Funktion auch für Teilnehmende mit Hörbeeinträchtigung hilfreich. Menschen mit Hörgeräten, die Bluetooth nutzen, können ihre Mobiltelefone und Laptops jetzt mit Companion Audio koppeln. Dasselbe gilt für Studierende, die diese Funktion bei ihren Kopfhörern oder Headsets aktivieren.
Tipp 3: Bildschirmfreigabe und optische Zeichenerkennung nutzen
Wenn man akzeptiert, dass KI-gestützte Meetings ein klarer Weg zu mehr Effizienz sind und Zeit sowie Ressourcen sparen, weil niemand mehr manuell Notizen machen muss, dann liegt ein wichtiger Vorteil darin, unterschiedliche Inhaltsquellen innerhalb dieser Meetings zu nutzen.
Ein Audiotranskript ist das eine, aber tatsächlich gibt es noch weitere Quellen in einem Meeting, die ebenfalls sehr nützlich sein können. Eine davon ist in diesem Fall beispielsweise die Möglichkeit, Bildschirmfreigabe und optische Zeichenerkennung zu nutzen. Das bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter seinen Laptop in den Raum bringt, per HDMI anschließt oder Inhalte drahtlos teilt (oder wenn jemand remote Inhalte teilt), dann wird jeder auf dem Bildschirm angezeigte Text tatsächlich ausgelesen und dem Transkript hinzugefügt. Das erhöht die Relevanz des Transkripts. Wir alle kennen Situationen, in denen wir auf eine Präsentation oder einen Inhalt auf dem Bildschirm schauen, darauf zeigen und sagen: Das gefällt mir nicht, oder dieser Teil sollte geändert werden.
Früher gab es keinen Kontext dazu, worauf die Menschen gerade schauen – heute lasen sich diese Information ergänzen. Außerdem lässt sich etwa die Meeting-Teilnehmerliste hinzufügen, um die korrekte Schreibweise von Namen sicherzustellen, auch Chats lassen sich dem Transkript hinzufügen. In Summe bedeutet das mehr Referenzen, mehr Quellen zur Absicherung aller Inhalte, die erfasst werden, nicht mehr nur das Audiotranskript.
Tipp 4: Ein benutzerdefiniertes Wörterbuch verwenden
Bei Zoom verwendet das Team ein benutzerdefiniertes Wörterbuch, das Teil von Custom AI Companion ist. Diese Funktion erleichtert die Transkription von unternehmensspezifischer Terminologie, Fachsprache, Akronymen und Wörtern, die innerhalb einer Organisation häufig verwendet werden, aber nicht unbedingt Teil der Alltagssprache aller sind.
Damit KI keine zufälligen Wörter einfügt, können Nutzerinnen und Nutzer mit einem benutzerdefinierten Wörterbuch alle für sie relevanten Begriffe ergänzen – etwa im Fall einer Arztpraxis, die mithilfe von KI Notizen erstellt und dabei auf medizinische Fachbegriffe aus dem benutzerdefinierten Wörterbuch zugreift.
Tipp 5: Externes Mikrofon und Audio-Interface ergänzen
Die meisten Geräte für Meetingräume – ob Android-Bar oder PC-basiertes System – sind grundsätzlich für den Einsatz in einer bestimmten Umgebung konzipiert. Sie verfügen über definierte Funktionen und Fähigkeiten. Manchmal scheint Ihre Umgebung zwar zu diesem Szenario zu passen, doch in der Praxis verändert sich ein Raum unweigerlich – zum Beispiel, wenn die Zahl der Personen im Raum plötzlich steigt, sich die Temperatur erhöht und dadurch die Klimaanlage anspringt.
Für all diese Szenarien sind Raumgeräte so ausgelegt, dass sie damit umgehen und bestimmte Maßnahmen zur Verbesserung der Situation unterstützen können. Ebenso hilfreich ist jedoch, dass Sie Ihre Umgebung gezielt selbst gestalten können: Zusätzliche externe Geräte sind eine weitere Möglichkeit, das Setup exakt auf Ihre Anforderungen vor Ort abzustimmen.
Tipp 6: Für hochwertige Audioqualität in der Meetingumgebung sorgen
Während sich viele Unternehmen darauf konzentrieren, Meetingräume mit hochwertigerem Video für eine ansprechende visuelle Darstellung aufzurüsten, bleibt Audio die essenzielle Datengrundlage jeder Besprechung.
Beim modernen Meetingraum sollte auch das heutige Bürodesign berücksichtigt werden. Moderne Arbeitsumgebungen setzen deutlich stärker auf Glas und harte Oberflächen, die Nachhall und Störgeräusche verstärken. Ziel ist es daher, dem gezielt entgegenzuwirken und KI so einzusetzen, dass Meetings effektiv unterstützt werden. Deshalb ist die Audioqualität von entscheidender Bedeutung.
Ohne eine gute Sprachverständlichkeit werden Transkriptionen nicht präzise sein. Wir erhalten dann keine exakten Transkripte, Zusammenfassungen und Notizen – und genau das würde am Ende nur zusätzlichen Aufwand erzeugen. Wenn erkannt wird, wer spricht, und die richtigen Aussagen der richtigen Person zugeordnet werden, spart das allen Beteiligten Zeit und ermöglicht es der KI, aussagekräftige Zusammenfassungen zu erstellen. Darüber hinaus kann ein KI-Bot so besser zwischen Anweisungen, Fragen und Vorschlägen unterscheiden. Deshalb ist Audio entscheidend.
Dieser Artikel wurde von UC Advanced verfasst und redigiert. Er erschien zuerst in der UC Advanced-Ausgabe #22 und ist außerdem hier zu finden: https://ucadvanced.com/ucx-hot-topic-smarter-meeting-tactics/
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