Kosteneffiziente und nachhaltige Bereitstellung von IT-Umgebungen

Der digitale Arbeitsplatz: So lässt sich die Bereitstellung von IT-Umgebungen nachhaltiger gestalten

Der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Bereitstellung von digitalen Arbeitsplätzen komplizierter und aufwendiger gemacht. Während die Kosten für Anschaffung und Bereitstellung steigen, stagnieren die IT-Budgets häufig. Mit neuen Modellen können mittelständische Unternehmen digitale Arbeitsplätze nicht nur flexibler und kosteneffizienter zur Verfügung stellen, sondern auch noch einen signifikanten Beitrag zu nachhaltigerem Wirtschaften leisten.

Der Trend zu neuen Arbeitsmodellen ist nicht mehr aufzuhalten. Dem Marktforschungsunternehmen IDC zufolge setzen 62 Prozent der deutschen Unternehmen zukünftig auf eine Mischung aus Präsenz und Homeoffice, fünf Prozent wollen sogar ganz auf Büroarbeit verzichten. Hohe Anschaffungskosten und die Komplexität hybrider Arbeitsumgebungen bremsen die Unternehmen jedoch aus. 28 Prozent der von IDC Befragten nannten Budgetbeschränkungen als eine der größten Herausforderungen in der Work Transformation.

Tatsächlich verträgt sich die herkömmliche Art und Weise, wie PC-Arbeitsplätze beschafft und bereitgestellt werden, nur schlecht mit den Anforderungen moderner digitaler Arbeitsumgebungen. Traditionell kauft die IT-Abteilung PCs, Notebooks, Drucker und andere Peripheriegeräte in Drei- bis Fünfjahreszyklen ein, konfiguriert sie und richtet sie direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters ein.

In hybriden Umgebungen, in denen ein Teil der Beschäftigten immer außer Haus ist, funktioniert diese Methode jedoch nicht mehr so einfach. Um das neue Gerät persönlich übergeben und einrichten zu können, müssen die Anwesenheits- und Terminpläne des Empfängers und der IT-Abteilung koordiniert werden, was zu einem erheblichen Abstimmungsaufwand führen kann.

Wird das Equipment dagegen ins Homeoffice des Angestellten geliefert, muss dieser ein gewisses Maß an IT-Know-how besitzen, um die Geräte selbständig mit dem Netz verbinden zu können. Erst dann sind die IT-Experten in der Lage, die neue IT-Ausstattung remote einzurichten. Es ist daher kein Wunder, dass mehr als ein Fünftel der von IDC befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen die hohe Komplexität der neuen Arbeitsmodelle beklagten.

Der starre turnusmäßige Kauf von IT-Equipment orientiert sich zudem vor allem an Abschreibungsfristen und weniger am tatsächlichen Bedarf. Angesichts der aktuellen Lage, in der sich makroökonomische Vorgaben und Wettbewerbsbedingungen nahezu monatlich ändern, stellt dies ein hohes Risiko dar. Wird über Bedarf geplant, bindet das IT-Equipment Kapital, das dann für wertschöpfende Investitionen fehlt. Bei zu knapper Planung müssen unter der Zeit einzelne Geräte nachbeschafft, konfiguriert und ausgeliefert werden, was zu hohen zusätzlichen Kosten und Aufwänden führen kann.

Aus Sicht einer nachhaltigen und Ressourcen-schonenden Wirtschaft hat das traditionelle Modell ebenfalls Nachteile. Oft werden Geräte ausgetauscht, obwohl sie noch vollständig funktionsfähig sind, nur weil die Abschreibungsfrist abgelaufen ist. Viele Unternehmen führen ausgemusterte Notebooks, Smartphones und Tablets noch nicht einmal zeitnah einem Refurbishing oder Recycling zu, sondern legen sie – oft aus Datenschutzbedenken – ins Lager. Aber auch eine zu lange Laufzeit kann sich negativ auswirken, da in die Jahre gekommene PCs und Notebooks mehr Energie als nötig verbrauchen, aktuellen Aufgaben oft nicht mehr gewachsen sind und sogar ein Sicherheitsrisiko darstellen können.

Mittelständische Unternehmen sollten daher alternative Methoden der Arbeitsplatzbereitstellung in Betracht ziehen. Folgende Modelle haben sich bewährt:

PC as a Service (PCaaS): In diesem Modell stellen Anbieter wie Dell Technologies PCs, Notebooks und Peripheriegeräte sowie Software und Management-Services auf Basis von Technologien wie Intel vPro im Komplettpaket zur Verfügung. Für Unternehmen entfallen hohe Vorabinvestitionen und finanzielle Risiken, da der Provider auch Wartung und Support über den kompletten Lebenszyklus hinweg übernimmt. Am Ende der Laufzeit werden die PCs abgeholt und in die Kreislaufwirtschaft zurückgeführt. Auf Wunsch werden die PCs endbenutzerfertig bereitgestellt.

Dies führt insgesamt zu rund 20 Prozent weniger Kosten als bei traditionellen Nutzungs- und Finanzierungskonzepten, die Hardwarekosten sinken um etwa fünf Prozent. Anwender erhalten so für einen festen monatlichen Betrag einen modernen, auf ihre Anforderungen zugeschnittenen Arbeitsplatz.

Nutzer erhalten zudem regelmäßig neue Geräte, die nicht nur eine höhere Leistung bieten, sondern auch energieeffizienter arbeiten und besser gegen Cyberangriffe geschützt sind. PCs und Notebooks auf Basis der aktuellen vPro-Plattform von Intel sind beispielsweise bis zu 27 Prozent leistungsfähiger als die Vorgängergeneration und bieten darüber hinaus umfassende hardwarebasierte Sicherheitsmechanismen, die unter anderem vor Ransomware-Attacken, Firmware-Kompromittierung und Cryptojacking schützen. Die Altgeräte werden von Dell datenschutzkonform gelöscht, soweit möglich wieder aufbereitet und der weiteren Nutzung zugeführt. Das Unternehmen hat sich verpflichtet, bis 2030 für jedes neu verkaufte Produkt ein gleichwertiges zu recyceln oder wiederverwendbar zu machen.

Virtual Desktop Infrastructure (VDI): Virtuelle Desktops sind eine weitere Möglichkeit, digitale Arbeitsplätze ortsunabhängig und flexibel bereitzustellen. Dabei liegen die Arbeitsumgebungen der Anwender zentral im Firmennetz des Unternehmens beispielsweise auf einem Dell PowerEdge-Server oder einem hyperkonvergenten System wie der Appliance VxRail von Dell Technologies. Nutzer greifen remote per Thin Client oder mit einer Software wie VMware Horizon auf ihre Arbeitsplätze zu.

Da die eigentliche Rechenarbeit auf den Servern erfolgt, sind die Leistungsanforderungen an die Endgeräte sehr viel geringer. Das spart nicht nur Kosten und Energie, es reduziert auch den Aufwand für Einrichtung und Wartung. Da zusätzliche Desktops per Knopfdruck aus einem Image heraus erstellt werden können, lassen sich neue Mitarbeiter sehr schnell und einfach integrieren.

Workplace as a Service (WaaS): Virtuelle Arbeitsplätze lassen sich auch als Service aus einer Public- oder Private-Cloud-Umgebung zur Verfügung stellen. Ein Beispiel hierfür sind die APEX Cloud Services von Dell Technologies. Der Anwender greift dabei über einen Webbrowser oder Client-Software wie Citrix auf seinen Desktop zu, der in der Cloud des Providers gehostet wird.

Da sich der Anbieter um Sicherheit, Skalierung und Verfügbarkeit kümmert, reduziert diese Art der Bereitstellung den Aufwand für den Kunden noch einmal deutlich. Allerdings sind die Konfigurationsmöglichkeiten meist eingeschränkter als beim selbst gehosteten Modell. Bei der Nutzung aus einer Public Cloud dürfen außerdem Datenschutzvorgaben nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit: Neue Bereitstellungsmodelle führen zu mehr Effizienz, Nutzerzufriedenheit und Nachhaltigkeit

Alternative Bereitstellungsmodelle wie PC as a Service, Virtual Desktop Infrastructure oder Workplace as a Service bieten mittelständischen Unternehmen viele Vorteile. Sie schonen die knappen Budgets, entlasten die IT-Abteilung von Routineaufgaben und bieten Mitarbeitern eine leistungsfähige IT-Umgebung, die auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Nicht zuletzt können Mittelständler mit neuen Bereitstellungsmodellen auch ihren Nachhaltigkeitszielen ein Stück näherkommen. Passgenaue und flexible IT-Arbeitsplätze verhindern unnötige Ressourcen-Aufwände und führen zu einem kleineren CO2-Fußabdruck.

Ausgemusterte Endgeräte erhalten durch Refurbishing-Programme wie die Asset Recovery Services von Dell Technologies ein zweites Leben, was zu weniger Elektroschrott und Ressourcenverschwendung führt. In virtuellen Umgebungen sinken die Anforderungen an die Hardware, so dass kleinere, sparsamere und weniger leistungsfähige Endgeräte zum Einsatz kommen können. Auch das wirkt sich positiv auf die Klimabilanz eines Unternehmens aus.

Innovative Bereitstellungsmodelle sind aber nur ein Aspekt nachhaltiger IT-Nutzung. Mindestens ebenso wichtig ist es, Verpackung, Produktmaterialien und Gerätekomponenten auf den Prüfstand zu stellen. Mit Konzept Luna hat Dell Technologies beispielsweise eine völlige neue Generation von Notebooks vorgestellt, die modular aufgebaut und leicht zerlegbar ist. Alle Verbindungen wurden standardisiert und wo immer möglich reduziert. So nimmt der Austausch von Komponenten oder die Demontage für das Recycling nur wenige Minuten in Anspruch. Wasserlösliche Kleber, Baumteile auf Basis von Leinenfasern und CO2-neutral hergestelltes Aluminium sorgen für eine gute Ökobilanz.

Auch bei der Verpackung seiner Produkte sucht das Unternehmen stets nach neuen Möglichkeiten, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Fast 90 Prozent bestehen aus recycelten Materialien oder nachwachsenden Rohstoffen wie Bambus. Bis 2020 wurden für die Verpackungen mehr als 50.000 Kilogramm Kunststoff aus dem Meer entnommen und recycelt.

Passend zum Thema:

Wie Mittelstandsunternehmen die Cyber-Risiken erfolgreich eliminieren

Cybersecurity-Strategien für Mittelstandsunternehmen. Cyber-Gefahren und Cybercrime-Abwehr. Einfluss von 5G, Cloud & IoT. Einsatz von KI.

Report: Perspektiven von Digital-First-Workspace und hybridem Arbeiten

Arbeit wird heute vor allem bestimmt durch die Tätigkeit, die wir erledigen, und weniger durch den Ort, an dem wir uns dazu befinden.

Studie: Wie innovative Device-Technologien die Produktivität und den Geschäftserfolg steigern

Die Anzahl der Remote-Nutzer in den Unternehmen hat sich innerhalb der letzten zwei Jahre mehr als verdreifacht. Für viele Anwender ist dieser Wandel zur neuen Normalität geworden.